Vorsprung durch Vernetzung mit dem AI BESCHAFFUNGSPORTAL
Lesedauer: 4 Minuten
30. Juni 2025
Unser neues AI BESCHAFFUNGSPORTAL vereint alle relevanten Anwendungen für Bedarfserfassung, Vergabe- und Katalogmanagement an einem Ort – und geht noch einen Schritt weiter: Durch die intelligente Verknüpfung der Module entstehen zusätzliche Synergien und Erleichterungen im Arbeitsalltag. Wir zeigen Ihnen, wie ein vernetztes System Ihre Arbeit optimiert, damit Sie sich auf die anspruchsvollen Aufgaben konzentrieren können.
Alle Module, ein Portal – effizient und fehlerfrei
Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL bündelt bewährte AI-Anwendungen in einem modularen System. Medienbruchfreie Übergänge zwischen den Modulen ermöglichen fehlerfreie und effiziente Prozesse. Gleichzeitig erlaubt die hohe Konfigurierbarkeit eine genaue Anpassung an die jeweiligen Anforderungen Ihrer Behörde oder Organisation.
Doch das ist nur der Anfang. Die Vorteile gehen weit über eine einheitliche Oberfläche hinaus: Im Hintergrund greifen die Module auf gemeinsame Dienste – sogenannte Services – zu, die zusätzlichen Mehrwert schaffen.
Geteilte Dienste – geteilter Erfolg
Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL bildet die zentrale Plattform für alle Module. Hinter den Kulissen teilen diese Module jedoch spezifische Services, die Funktionen bereitstellen und eine reibungslose Zusammenarbeit über Modulgrenzen hinweg ermöglichen. Ein Beispiel: der Kalender-Service.
Für den Anfang ist in unserem AI BESCHAFFUNGSPROTAL nur das Modul AI VERGABEMANAGER integriert. Hier koordiniert er Kalender-Service die gesamte Terminplanung – vom Teilnahmewettbewerb bis zur Zuschlagserteilung. Der Service prüft eingetragene Termine auf rechtliche Korrektheit, erzeugt auf Wunsch automatisch vollständige Terminketten und visualisiert diese in einem übersichtlichen Zeitstrahl. Auch Rückwärtsberechnungen, etwa bei einem gewünschten Zuschlagstermin, sind problemlos möglich. Dank Export-Funktion lassen sich alle Termine direkt in externe Kalenderlösungen wie Microsoft Outlook übertragen.
Zeitstrahl der Terminplanung im AI BESCHAFFUNGSPORTAL
Erweitern wir das Portal nun um das Modul AI BEDARFSMANAGER: Auch hier ist Terminplanung essenziell. Wird aus einer Bedarfsabfrage eine Vergabe, lassen sich Fristen direkt übergeben – inklusive rechtlicher Prüfung. Bedarfsträger behalten jederzeit den Überblick über den Stand des Verfahrens.
Kommt das Modul AI EINKAUFSMANAGER hinzu, ergeben sich weitere Vorteile: Verträge oder Kataloge mit Ablaufdatum lassen sich überwachen, automatische Erinnerungen und Anschlussprozesse – etwa eine neue Bedarfsmeldung oder Ausschreibung – können angestoßen werden. Durch die Nutzung von Vorlagen lassen sich bestehende Vorgänge zudem mühelos wiederverwenden.
Datenbasiert entscheiden mit dem Modul AI REPORTINGPORTAL
Effizientes Vergabemanagement erfordert valide Daten. Im AI BESCHAFFUNGSPORTAL müssen Informationen nicht länger aus verschiedenen Anwendungen mühsam zusammengeführt werden. Das Modul AI REPORTINGPORTAL ermöglicht eine modulübergreifende Auswertung aller Prozesse der digitalen Beschaffung.
Screenshot des Moduls AI REPORTINGPORTAL
Berichte lassen sich automatisiert generieren, visualisieren und bereitstellen – etwa für interne Auswertungen, Audits oder Management-Reports. So schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten digitalen Beschaffungszyklus hinweg.
Zentrale Nutzerverwaltung für maximale Kontrolle
Dabei bleibt das System flexibel: Von der einfachen Rechtevergabe über alle Module hinweg bis hin zur feingranularen Konfiguration auf Modul- und Organisationsebene – Sie entscheiden, wie komplex Ihre Struktur sein soll. So behalten Sie stets die volle Kontrolle über Zugriffsrechte, Nutzergruppen und organisatorische Zuordnungen.
Mehr als die Summe seiner Teile
Die beschriebenen Beispiele zeigen deutlich: Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL ist nicht einfach eine gemeinsame Plattform für verschiedene Anwendungen – es ist ein durchdachtes, integriertes System. Jedes Modul bringt seine spezialisierten Funktionen mit, doch erst die enge Verzahnung schafft den echten Mehrwert. Mit jedem weiteren Modul wachsen die Synergien – und damit Ihr Vorsprung im digitalen Beschaffungsmanagement. Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL ist ein System, das mehr kann, weil alles zusammenarbeitet.
Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).
Autor: Steffen Donath
Technischer Redakteur