Digitaler Beschaffungszyklus – Vom Bedarf zum fertigen Katalog – Teil 2

Die Software bildet dabei alle Schritte der Vergabe ab, vom Anlegen, über Veröffentlichung und Angebotsöffnung bis hin zum Zuschlag. Selbstverständlich werden alle Verfahrensarten mit ihren Besonderheiten berücksichtigt.

Für unser Beispiel, in dem wir als Beschaffungsstelle eine Rahmenvereinbarung für Laptops ausschreiben möchten, fügen wir neben dem Preis noch weitere Wertungskriterien hinzu. Außerdem fügen wir den Unterlagen die Anforderung hinzu, dass die Bereitstellung eines elektronischen Katalogs verpflichtend ist.

Bieter haben nun ein klares Leistungsverzeichnis als Grundlage für ihre Angebotserstellung. Ihre Preise können sie direkt in das Leistungsverzeichnis eintragen und zusammen mit den geforderten Unterlagen abgeben. Die eingegangenen Angebote werden anhand der erstellten Wertungskriterien in einer detaillierten Wertungsmatrix im AI VERGABEMANAGER geprüft, die es dank der guten Übersichtlichkeit erleichtert, dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag zu erteilen.

Die Bieter in unserem Beispiel werden nun anhand der von uns festgelegten Wertungskriterien geprüft. Es wird der Bieter bezuschlagt, der unsere Kriterien am wirtschaftlichsten erfüllt.

Der Versand der Unterlagen sowie die Benachrichtigung der Bieter erfolgt ebenfalls über die Software. Nachdem die Verträge unterzeichnet sind, kann der bezuschlagte Bieter einfach seinen Katalog zur Verfügung stellen.

Die aus der Vergabe entstandenen Verträge, Rahmenverträge, Kataloge oder auch Punch-Out-Kataloge können nun einfach in den AI EINKAUFSMANAGER integriert werden. Hierbei handelt es sich um eine modular aufgebaute Einkaufsplattform mit Multi-Lieferantenkatalog, Vertrags- und Prozessmanagement. Bedarfsträger haben die Möglichkeit Bestellungen durchzuführen, werden ggf. bei Freigabeprozessen unterstützt und prozessual durch alle operativen Einkaufsprozesse geführt. Die moderne Weboberfläche ist im Stil eines Online-Shops aufgebaut und ermöglicht ein ebenso einfaches wie intuitives Einkaufen mit Suchfunktion, Filtern, Warenkorb etc.

Unser bezuschlagter Beispiel-Bieter hat uns mittlerweile den Katalog zur Verfügung gestellt, den wir einfach in den AI EINKAUFSMANAGER einbinden können. Die abrufberechtigten Fachabteilungen können nun auf die vereinbarten Kontingente des Rahmenvertrags zugreifen. Der Abrufprozess kann hier von den Abteilungen individuell konfiguriert und festgelegt werden. Jede Abteilung hat die Möglichkeit ihre eigenen Wertgrenzen einzustellen, bis zu denen eine Bestellung ohne weitere Genehmigung getätigt werden darf. Über der festgelegten Wertgrenze können eigene Freigabeprozesse mit Abzeichnungsvorgängen beliebig vieler Instanzen definiert werden.

Sind die zu Beginn gemeldeten Bedarfe ausgeschöpft oder ist ein Rahmenvertrag ausgelaufen, beginnt der Beschaffungskreislauf erneut von vorne. Der Beschaffungsprozess ist somit kein linearer Vorgang mehr, sondern ein digitalisierter Kreislauf.

Der digitale Beschaffungszyklus zeigt, in welche Richtung sich die Beschaffung bewegt. Dieser Kreislauf kann komplett mit AI-Software abgebildet werden. Dank unserer offenen REST-Schnittstellen (REST-API) kann er jedoch auch mit anderen Programmen vervollständigt werden, sofern die notwendigen Funktionen abgedeckt werden. Unsere Software kann somit einfach in bereits bestehende Systeme integriert werden.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).