Erfolgsgeschichte Autobahn  GmbH des Bundes 

Für einen reibungslosen Start war es wichtig, dass Die Autobahn GmbH des Bundes schnell mit elektronischen Vergabeverfahren beginnen kann. Die Wahl fiel schlussendlich auf die AI AG und den AI VERGABEMANAGER. Zentral für das Projekt war ein Start zum Stichdatum 01. Januar 2021 – diesem Ziel musste sich zunächst alles Weitere unterordnen. Daher begannen die Workshops und Planungen bereits im März 2020.

Für den zukünftigen effizienten Ablauf war es außerdem wichtig, dass alle Arbeitsschritte – vor allem Freigaben und Genehmigungen – elektronisch und ortsungebunden stattfinden können. Prozessschritte sollten leicht hin und her geschoben werden können. Nicht nur die EU-Vorgabe zur elektronischen Vergabe, sondern auch die Überzeugung von den Vorteilen der Digitalisierung trieben diesen Wandel voran. „Das war eine Funktionalität, die ich für die Autobahn gewollt habe,“ erklärt Sascha Häfner, Abteilungsleiter Vergaberecht, die Zielsetzung.

Mit diesem Ziel vor Augen arbeitete man zunächst mit einer Übergangslösung bis zum kompletten Roll-out des Systems auf alle Niederlassungen. Die verschiedenen Länder und DEGES (Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und-bau GmbH) stellten dabei Systeme und Workflows zur Verfügung. In vielerlei Hinsicht ist Die Autobahn GmbH des Bundes besonders, auch im Hinblick auf die verschiedenen Anforderungen der einzelnen Niederlassungen. In enger Zusammenarbeit gelang es jedoch, diese Vielfalt in standardisierte Workflows zu überführen und in das System zu integrieren.

Neben der Überführung in eine GmbH ging der Startschuss als „Die Autobahn GmbH des Bundes“ mit diversen Veränderungen einher, welche die Mitarbeiter*innen der Autobahn durchlaufen mussten. Bei einem derartigen Umbruch sind gute Kommunikation und enge Zusammenarbeit wichtig. Die AI AG stand dabei der Autobahn GmbH mit Rat und Tat bei der Umsetzung zur Seite.

Mit mittlerweile schon 8247 abgeschlossenen Verfahren wird deutlich, dass Die Autobahn GmbH des Bundes eine große Menge an Aufträgen zu vergeben hat. Der AI VERGABEMANAGER ist somit ein wichtiges Werkzeug im Repertoire der Vergabeabteilungen der Autobahn. Mit einem umfangreichen Vertretungsmanagement und Freigabeprozessen können viele Schritte beschleunigt werden. Unterschriften werden jetzt schnell, digital und damit ortsunabhängig, selbst auf Dienstreisen aus dem Zug, gesetzt. Dank der Lösung können die Prozesse reibungslos und schneller ablaufen als zuvor – ein Vorteil, den die Nutzerinnen und Nutzer deutlich spüren.

Diese Zeitersparnis durch vollständig digitale Abwicklung der gesamten Vergabeverfahren – von Zusammenstellung der Vergabeunterlagen bis zur Meldung der vergebenen Aufträge – merkt man nicht nur in den Vergabestellen, sondern natürlich schlussendlich auch auf den Autobahnen selbst, da Arbeiten schneller begonnen werden können als früher. Daneben hat Die Autobahn GmbH des Bundes auch das AI REPORTINGPORTAL im Einsatz, um die vorhandenen Daten effizient auszuwerten und so fundiert Entscheidungen zu treffen.

Die Aufgaben und Problemstellungen der Autobahn sind nichts alltägliches, deshalb ist eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation umso wichtiger. „Ich habe die AI AG immer als äußerst kooperativ und lösungsorientiert wahrgenommen,“ beschreibt Sascha Häfner die bisherige Zusammenarbeit.

Auch Thomas Maack, Experte für technisches Vergabemanagement in der Abteilung Vergaberecht hebt die partnerschaftliche Unterstützung hervor: „Sehr positiv, sehr zielorientiert und vor allem auch sehr erreichbar und ansprechbar. Auch wenn es um technische Fragen geht, wie etwas konkret umsetzbar ist, sind sie fast rund um die Uhr erreichbar und entwickeln das Programm zielorientiert weiter. Die Bereitschaft zu unterstützen ist bis zum Vorstand spürbar.“ Damit war auch der operative Start zum Stichtag möglich und der anschließende, sukzessive Rollout des Systems auf die einzelnen Niederlassungen.

Wir freuen uns, auch in Zukunft weiterhin mit Der Autobahn GmbH des Bundes zusammenarbeiten zu dürfen und bei allen Fragen und Herausforderungen mit Rat und technischer Expertise zur Seite zu stehen. „Die Reise ist auf jeden Fall nicht zu Ende,“ so Sascha Häfner am Ende unseres Interviews.

Wir bedanken uns an dieser Stelle bei Sascha Häfner, Thomas Maack und Ralf Lorenz für ihre Zeit und das angenehme Interview.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).