ZVB-Artikel: Digitaler Beschaffungszyklus – Vom Bedarf zum fertigen Katalog

Wird im nächsten Schritt ein so entstandenes Leistungsverzeichnis im Rahmen eines Vergabeverfahren ausgeschrieben, erfolgt die Ergänzung der notwendigen Vergabeinformationen.

Dabei wird das Leistungsverzeichnis insbesondere um Wertungsinformationen ergänzt.

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Vergabe kann der daraus resultierende Vertrag zum Beispiel als elektronischer Katalog allen abrufberechtigten Bedarfsträgern über das Einkaufsmanagement-System zur Verfügung gestellt werden.

Nach Ablauf des Vertragszeitraums kann der Beschaffungskreislauf erneut gestartet werden. Dabei können die tatsächlichen getätigten Katalog- bzw Vertragsabrufe als Grundlage für eine neue Bedarfserhebung dienen.

In diesem Beschaffungszyklus baut jeder Schritt auf den vorherigen auf und geht fließend integriert in den nächsten über. Dies steigert die Effizienz der Beschaffungsprozesse, vermeidet redundante Erfassungs- und Konvertierungsarbeiten und eliminiert somit Übertragungsfehler. Das Ergebnis sind durchgängige, vollintegrierte und transparente Beschaffungsprozesse.

Am Anfang steht die strukturierte Bedarfserfassung über die Instrumente Bedarfsmeldung oder Bedarfserhebung.

Eine Bedarfserhebung geht von einer zentralen Beschaffungsstelle aus und adressiert alle oder einen Teil aller Bedarfsträger. Über die Weboberfläche eines Tools lässt sich eine entsprechende Bedarfserhebung erstellen. Dabei fragt die zentrale Beschaffungsstelle strukturiert die Bedarfe von Bedarfsträgern ab, indem sie ein Verzeichnis mit allen Bedarfen erstellt, zu denen sie geschätzte oder garantierte Abnahmemengen ermitteln möchte.

Somit kann eine automatische Zusammenfassung und Aufbereitung der eingesammelten Daten in der Software erfolgen. Die zentrale Beschaffungsstelle ist so in der Lage, die Bedarfe übersichtlich und transparent analysieren zu können und dann entsprechende Folgeaktionen auszulösen.

Ergebnisse aus ein oder mehreren Bedarfserhebungen können dann durch die zentrale Beschaffungsstelle, auch kollaborativ in einem Beschaffungsteam, gebündelt, aufgeteilt oder noch nachqualifiziert werden und dann in ein oder mehrere Vergabeverfahren überführt werden.

Für einen flüssigen Ablauf muss sowohl die Seite der Beschaffungsstelle als auch der Bedarfsträger schnell und intuitiv bedienbar sein: Bei einer Bedarfsmeldung können Bedarfsträger direkt ihren konkreten Bedarf einer Beschaffungsstelle melden. Die so gemeldeten Bedarfe können durch die Software an die zuständige Organisation, zB über die Auswahl einer Warengruppe, zugestellt werden.

Für eine effektive übergreifende Organisation hat sich gezeigt, dass das Tool die Möglichkeit, Bedarfe mit bereits bestehenden Verträgen oder Rahmenverträgen zu verknüpfen, und so dem Bedarfsträger seine Bedarfsdeckung zu ermöglichen, abdecken sollte. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Bedarf an den Bedarfsträger mit Rückfragen oder mit einem Ablehnungsvermerk zurückzugeben.

Sollte der gemeldete Einzelbedarf nicht durch bestehende Verträge bedient werden können, kann dieser Bedarf in das Leistungsverzeichnis eines neuen Vergabeverfahren überführt werden oder zu einem anderen Vergabefahren mit weiteren Bedarfen hinzugebündelt werden. Ebenso kann die Bedarfsmeldung in eine laufende Bedarfserhebung einfach integriert werden und muss so nicht in einem separaten Vorgang abgearbeitet werden. Eine Bedarfsmeldung kann auch als Grundlage und Ausgangspunkt für eine neue Bedarfserhebung verwendet werden.

Redundante Arbeitsschritte werden so vermieden und die Effizienz des Beschaffungsvorgangs gesteigert. Gleichzeitig kann die Beschaffungsstelle flexibler auf Anfragen reagieren. Bedarfsträger erhalten schneller und zu jeder Zeit transparent Informationen über den Stand ihres Bedarfs und können damit lückenlos nachverfolgen wann ihnen das angeforderte Produkt, die gewünschte Dienstleistung oder der zu erbringende Service zur Verfügung stehen wird.

Das Tool zur Bedarfserhebung – der AI BEDARFSMANAGER der Administration Intelligence AG (AI AG) – ermöglicht die einfache Bedarfserhebung, -analyse und -konsolidierung. Ein besonderes Augenmerk liegt hier auch auf der nahtlosen Integration in bereits bestehende IT-Landschaften, die mittels einer offenen, standardisierten Schnittstellenarchitektur realisiert werden kann.

Nachstehend wird das digitale Bedarfsmanagement anhand eines Beispiels veranschaulicht.

Bei der AI AG – als Beschaffungsstelle – geht eine Bedarfsmeldung aus einer ihrer Fachabteilungen ein: Es werden 200 neue Laptops benötigt. Die AI AG entschließt sich dazu, dass sie ggf eine Rahmenvereinbarung ausschreiben möchte, da in absehbarer Zukunft vielleicht noch weitere Fachabteilungen neue Geräte benötigen werden. Um die genauen Mengen und weitere Parameter für die Rahmenvereinbarung zu ermitteln, wird daher eine Bedarfserhebung gestartet und wird zunächst die eingegangene Bedarfsmeldung in eine Bedarfserhebung umgewandelt. Zudem wird die Bedarfserhebung neben diesen strukturieren Bedarfen auch um simpel zu verwendende Frage-Antwort-Abfragen ergänzt. Damit können zB Mitarbeiteranzahlen, Ausstattungsmerkmale und andere Informationen in der Bedarfserhebung abgefragt werden, um später für die Ausschreibungs- und/oder Vertragsausgestaltung Verwendung zu finden.

Die so entstandene Bedarfserhebung wird an alle Fachabteilungen publiziert und damit die geschätzten und garantieren Abnahmemengen für Laptops mit unterschiedlichen Ausstattungsmerkmalen abgefragt. Für den einzelnen Bedarfsträger, der sich an einer Bedarfserhebung beteiligt, generiert der AI BEDARFSMANAGER automatisch eine Bedarfsrückmeldung, welche die abgefragten Informationen strukturiert an den Bedarfserheber zurückgibt.

Die aggregierten Bedarfe einer Bedarfserhebung werden anschließend in ein digitales Leistungsverzeichnis medienbruchfrei überführt. Hier hat die Beschaffungsstelle volle Kontrolle über die Strukturierung. Positionen können aufgeteilt werden und in verschiedene Vergaben und/oder Lose übernommen werden. Neue Lose können erstellt und mit Bedarfspositionen angereicht oder bestimmte gemeldete Bedarfe als optionale Position in das Leistungsverzeichnis übernommen werden. Das Ergebnis ist ein klar strukturiertes Leistungsverzeichnis, das als Grundlage für den nächsten Schritt – die Vergabe – dient. Im vorherigen Beispiel wurden die notwendigen Daten über die Bedarfserhebung erhalten, die nun auch einfach in ein digitales Leistungsverzeichnis übernommen werden können.

In einer Vergabesoftware werden die weiteren Daten zum Vergabeverfahren schrittweise abgefragt und wird so ein rechtssicheres Verfahren aufgebaut. Das übergebene Leistungsverzeichnis kann hier umfangreich um Wertungskriterien ergänzt werden. Bieter haben nun ein klares Leistungsverzeichnis als Grundlage für ihre Angebotserstellung. Ihre Preise können sie direkt in das Leistungsverzeichnis eintragen und zusammen mit den geforderten Unterlagen abgeben. Die Angebote der Bieter werden nun anhand der festgelegten Wertungskriterien geprüft. Es wird der Bieter bezuschlagt, der die Kriterien am wirtschaftlichsten erfüllt.

Der Versand der Unterlagen sowie die Benachrichtigung der Bieter erfolgt ebenfalls über die Software. Nachdem die Verträge unterzeichnet sind, kann der bezuschlagte Bieter einfach seinen Katalog zur Verfügung stellen.

Für das Laptop-Beispiel kann das erstellte Leistungsverzeichnis einfach in den AI VERGABEMANAGER übertragen werden. Hier werden neben dem Preis noch weitere Wertungskriterien hinzugefügt. Die Software bildet alle Schritte der Vergabe ab: vom Anlegen, über Veröffentlichung und Angebotsöffnung bis hin zum Zuschlag. Es werden alle Verfahrensarten mit ihren Besonderheiten berücksichtigt. Den Unterlagen wird noch die Anforderung hinzugefügt, dass die Bereitstellung eines elektronischen Katalogs verpflichtend ist. Die eingegangenen Angebote der Bieter werden anhand der erstellten Wertungskriterien in einer detaillierten Wertungsmatrix geprüft, die es aufgrund der guten Übersichtlichkeit erleichtert, dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag zu erteilen.

Die aus der Vergabe entstandenen Verträge, Rahmenverträge, Kataloge oder auch Punch-Out-Kataloge sollen nun in ein Katalog-Management-System integriert werden. Hier haben nun die Bedarfsträger die Möglichkeit die Bestellungen durchzuführen. Die Praxis zeigt, dass hier großer Wert auf einen flexiblen Freigabeprozess gelegt wird, wie bspw die Hinterlegung von Wertgrenzen, ab denen eine Abzeichnung notwendig ist.

Der bezuschlagte Beispiel-Bieter hat mittlerweile den Katalog zur Verfügung gestellt, der einfach in den AI EINKAUFSMANAGER eingebunden werden kann. Hierbei handelt es sich um eine modular aufgebaute Einkaufsplattform mit Multi-Lieferantenkatalog, Vertrags- und Prozessmanagement. Bedarfsträger haben die Möglichkeit, Bestellungen durchzuführen, werden ggf bei Freigabeprozessen unterstützt und prozessual durch alle operativen Einkaufsprozesse geführt. Die moderne Weboberfläche ist im Stil eines Online-Shops aufgebaut und ermöglicht ein ebenso einfaches wie intuitives Einkaufen mit Suchfunktion, Filtern, Warenkorb etc. Die abrufberechtigten Fachabteilungen können nun auf die vereinbarten Kontingente des Rahmenvertrags zugreifen.

Der Abrufprozess kann hier von den Abteilungen individuell konfiguriert und festgelegt werden. Jede Abteilung hat die Möglichkeit, ihre eigenen Wertgrenzen einzustellen, bis zu denen eine Bestellung ohne weitere Genehmigung getätigt werden darf. Über der festgelegten
Wertgrenze können eigene Freigabeprozesse mit Abzeichnungsvorgängen beliebig vieler Instanzen definiert werden.

Sind die zu Beginn gemeldeten Bedarfe ausgeschöpft oder ist ein Rahmenvertrag ausgelaufen, beginnt der Beschaffungskreislauf erneut von vorne. Der Beschaffungsprozess ist somit kein linearer Vorgang mehr, sondern ein digitalisierter Kreislauf.

Der digitale Beschaffungszyklus zeigt, in welche Richtung sich die Beschaffung bewegt. Dieser Kreislauf kann komplett mit AI-Software abgebildet werden. Dank der offenen REST-Schnittstellen (REST-API) kann er jedoch auch mit anderen Programmen vervollständigt werden, sofern die notwendigen Funktionen abgedeckt werden. Die Software kann somit einfach in bereits bestehende Systeme integriert werden.

Die Zukunft ist digitalisiert und erlaubt allen Beteiligten ein einfaches wie effizientes Bearbeiten von Bedarfen. Umfangreiche Analysetools und die Transparenz jedes einzelnen Schritts sorgen dafür, dass auch die Planung für die Zukunft stets auf Basis belastbarer Daten vorgenommen werden kann. Der digitale Beschaffungszyklus ist die moderne Lösung für die ganzheitliche Beschaffung.