Dynamisches Beschaffungssystem (Teil 3)

Lesedauer: 7 Minuten

04. März 2022

Dynamisches Beschaffungssystem: Vor- und Nachteile

Das dynamische Beschaffungssystem ist ein Verfahren, das viele Vorteile bietet und für die Beschaffung der unterschiedlichsten Leistungen genutzt werden kann. Dennoch hat sich dieses Verfahren auf dem Markt noch nicht durchgesetzt. Im Folgenden sollen daher die Vor- und Nachteile diskutiert werden, um schließlich zu zeigen, dass die Vorteile die Nachteile bei Weitem übersteigen.

Vorteile eines dynamischen Beschaffungssystems

Fortlaufender Teilnahmewettbewerb

Einer der größten Vorteile des dynamischen Beschaffungssystems liegt in dem fortlaufenden Teilnahmewettbewerb. Im Gegensatz zur Rahmenvereinbarung können interessierte Unternehmen während der gesamten Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems einen Antrag auf Teilnahme stellen. So können vor allem auch neue Marktteilnehmer[1] in das Verfahren eingebunden werden. Insbesondere in innovativen Märkten ist dies von großem Vorteil.

Sicherstellung der Verfügbarkeit der Leistung

Durch einen fortlaufenden Teilnahmewettbewerb kann auch die Verfügbarkeit der Ware oder Dienstleistung sichergestellt sein. Falls ein oder mehrere Bieter aufgrund von z. B. Insolvenz ausfallen sollten, können andere geeignete Unternehmen einfach nachrücken, indem sie einen Teilnahmeantrag stellen. Nach der Prüfung ihrer Eignung können sie mit in das Verfahren aufgenommen werden. So kann die Verfügbarkeit der Leistung schnell wieder hergestellt werden.

Hinzunahme weiterer Auftraggeber möglich

Aufgrund einer fehlenden rechtlichen Bestimmung gibt es Stimmen, die sich dafür aussprechen, zusätzliche Auftraggeber auch während der gesamten Laufzeit des Beschaffungssystems hinzuzunehmen. Bei der Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung wäre dies dagegen ausgeschlossen (§ 21 Abs. 2 S. 2 VgV). Somit ist es Einkaufsgemeinschaften möglich, neue Kunden in das bestehende Beschaffungssystem einzubinden.

Allerdings raten wir von der Hinzunahme weiterer Auftraggeber in ein dynamisches Beschaffungssystem ab und empfehlen zu warten, bis die Sachlage gerichtlich geklärt wurde.

Flexibilität

Das dynamische Beschaffungssystem erlaubt darüber hinaus auch einen hohen Grad an Flexibilität. Sowohl zeitlich als auch hinsichtlich des Auftragsgegenstands.

Ein dynamisches Beschaffungssystem muss zwar befristet sein, jedoch macht der Gesetzgeber keine genauen Vorgaben zur Dauer (u. a. § 120 Abs. 1 GWB). Dagegen ist die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung im Normalfall auf vier Jahre begrenzt (§ 21 Abs. 6 VgV). Hinzu kommt, dass die Gültigkeitsdauer ebenfalls geändert werden kann (§ 23 Abs. 2 Nr. 1 VgV). Es ist sowohl eine Verkürzung als auch eine Verlängerung möglich.

Des Weiteren kann dieses Verfahren auch flexibel bei der Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes sein. Der öffentliche Auftraggeber kann die benötigte Leistung sehr konkret oder auch sehr allgemein definieren. Beispielsweise kann er den Beschaffungsgegenstand sehr allgemein beschreiben und sich dadurch erhoffen, mehr Unternehmen anzusprechen, an dem dynamischen Beschaffungssystem teilzunehmen.

So könnte Erik Einkauf wie im Beispielablauf ein dynamisches Beschaffungssystem für Büroverbrauchsmaterialien einrichten. In der Auftragsbekanntmachung wird der Beschaffungsgegenstand „X Einheiten Kopierpapier“ zunächst nicht weiter spezifiziert. Erst in der Einzelvergabe kann Erik Einkauf dann die benötigte Leistung konkret als „100 Einheiten Kopierpapier 80 g naturweiß“ beschreiben.

Anpassung des Leistungsgegenstandes

Vor allem in innovativen Märkten bietet es sich an, die Leistung eher allgemein zu beschreiben, sodass auch Marktentwicklungen berücksichtigt werden können. Bei einer Rahmenvereinbarung wäre eine Anpassung des Leistungsprofils an die Marktentwicklung nur sehr eingeschränkt möglich (§ 21 Abs. 2 S. 3 VgV). Denn bei einer Rahmenvereinbarung dürfen im Nachhinein keine wesentlichen Veränderungen an den Bedingungen derselben vorgenommen werden. Aber auch hier sollte vor der Einrichtung eines dynamischen Beschaffungsverfahrens geklärt werden, ob es sich bei der zu beschaffenden Leistung um eine marktübliche Leistung handelt.

Schnelle Einzelvergabe

Ein dynamisches Beschaffungssystem erlaubt auch einen schnellen Ablauf einer Einzelvergabe. Im Regelfall beträgt die Angebotsfrist 30 Kalendertage im nicht offenen Verfahren und 35 Kalendertage im offenen Verfahren (§§ 15 ff. VgV). Bei einem dynamischen Beschaffungsverfahren beläuft sich dagegen die Angebotsfrist auf mindestens zehn Tage (§ 24 Abs. 4 VgV). So können schneller Angebote eingeholt werden und die Einzelvergabe zügiger bearbeitet werden. Schlussendlich führt dies zu einer erheblichen Zeiteinsparung – vor allem bei mehreren dynamischen Beschaffungssystemen und wenn viele Einzelvergaben getätigt werden müssen.

Nachteile eines dynamischen Beschaffungssystems

Kurze Bewertungszeit von Teilnahmeanträgen

Der zügige Ablauf innerhalb des dynamischen Beschaffungssystems kann aber auch eine Herausforderung darstellen. Denn der Auftraggeber hat nur zehn Arbeitstage Zeit, um den Antrag eines Unternehmens auf Teilnahme nach dessen Eingang zu prüfen (§ 24 Abs. 3 VgV). In begründeten Einzelfällen kann die Frist zwar auf 15 Arbeitstage verlängert werden, dennoch könnte dies vor allem für kleinere Vergabestellen eine sehr knappe Frist sein.

Unklare Definition von marktüblichen Leistungen

Derzeit scheint es noch einige Unsicherheiten bei Behörden bezüglich des Verständnisses von marktüblichen Leistungen zu geben. Bei marktüblichen Leistungen handelt es sich um Leistungen, „bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen“ (§ 5 Abs. 1 VOL/A). Diese Definition ermöglicht einigen Spielraum, dennoch sollte diese Definition nicht zu weit gefasst werden.

Fazit

Mit einem dynamischen Beschaffungssystem können Sie Ihre Beschaffungsvorgänge flexibler gestalten, vereinfachen und zudem auch beschleunigen – damit Sie sich wieder auf Ihre wichtigen Vergabeverfahren konzentrieren können.

Gerne unterstützen wir Sie hierbei. Melden Sie sich hier für das Webinar „Dynamische Beschaffungssystem“ an oder vereinbaren Sie einen persönlichen Termin mit uns.

 

 

[1] Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beide Geschlechter.

Autorin: Deborah Hümpfner

Marketing und Vertrieb