eForms – Die Änderungen der Bekanntmachungen (Teil 2)

eForms sind elektronische Standarddatensätze zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen über beabsichtigte und durchgeführte Beschaffungen.

Arbeiten Sie noch mit den alten TED/SIMAP Vordrucken? Öffentlichen Auftraggebern ist es seit dem 14.11.2022 auf freiwilliger Basis möglich, die Bekanntmachungen im eForms-Format an Tenders Electronic Daily (TED) zu versenden. Zuvor war die Veröffentlichung über eNotices (https://enotices.ted.europa.eu) der Standard. Vom 14.11.2022 bis zum 25.10.2023 werden die bisherigen Muster nach dem TED-Schema noch akzeptiert, um Ihnen eine Umstellung zu ermöglichen. Ab dem 25.10.2023 werden eForms allerdings verpflichtend sein. Durch die Umstellung zu einem gemeinsamen Standard – den eForms – soll die Qualität und Analyse von Daten transparenter werden.

Zukünftig wird es die sechs Formulare

• zur Planung,
• zum Wettbewerb,
• zur Vorankündigung,
• zum Ergebnis,
• zur Auftragsänderung,
• zur Änderung

ausschließlich in neuen eForms-DE geben.

Außerdem werden sich die Formulartexte in technische Beschreibungen wandeln. Zudem kommt hinzu, dass die Texte nun lesefreundlich verfasst sind.

Die Rechtsgrundlage für eForms ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission vom 23. September 2019
(https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019R1780&from=ES). Für Sie als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Einkaufs der öffentlichen Hand wird sich voraussichtlich nicht viel ändern. Dennoch ist es für Beschaffungsstellen relevant, sich mit der Umstellung zu befassen. Die Datenfelder der eForms sind europaweit verpflichtend, können aber auch nationalen Regelungen ausgesetzt sein. Deutschland beispielsweise beschließt eigene nationale Datenstrukturen (eForms-DE), welche dann beim Vermittlungsdienst des neuen Bekanntmachungsservices (BKMS) (https://www.oeffentlichevergabe.de/ui/de/home) in den europäischen Standard eForms-EU übersetzt werden. Dies führt unter anderem zu einer Verzögerung der Umsetzung zu anderen europäischen Mitgliedstaaten.

Die AI AG ist nicht nur in Deutschland auf nationaler Ebene, sondern auch im europäischen Ausland tätig. Deshalb haben wir uns frühzeitig mit der Umstellung befasst und haben bereits im Dezember letzten Jahres die erste eForms Notice auf das Produktivsystem des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union (https://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do?action=cl&lgId=de) versendet.

Seit einigen Wochen ist der neue Bekanntmachungsservice (BKMS) als zentrales Portal für die Suche nach Bekanntmachungen öffentlicher Auftraggeber aus Bund, Ländern und Kommunen unter https://www.oeffentlichevergabe.de/ui/de/home verfügbar.

In dem Portal sind bereits 181.889 Bekanntmachungen online. Die Daten stehen zum einen in Form von eForms-DE zur Verfügung. Sie sind aber auch im Rahmen der Nachnutzung von Bekanntmachungsdaten des Bekanntmachungsservice in Form des Open Contracting Data Standard (OCDS) abrufbar.

Die Umstellung soll eine leichtere Handhabung und einen besseren Zugang zu öffentlichen Bekanntmachungen gewährleisten, indem relevante Ausschreibungen schneller und effizienter gefunden werden; so können sich Wirtschaftsteilnehmerinnen und -teilnehmer einfacher an Vergabeverfahren beteiligen.

In enger Abstimmung mit dem Bund-Länder-Kooperationsprojekt „Elektronische Beschaffung im Kontext der OZG-Umsetzung“ (Onlinezugangsgesetz) wurde der Bekanntmachungsservice im Auftrag des IT-Planungsrates unter der Verantwortlichkeit der Freien Hansestadt Bremen in Zusammenarbeit mit den Ländern Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), dem Bundesministerium des Innern und für Heimat und dem Beschaffungsamt des BMI eingeführt (https://www.bescha.bund.de/DE/ElektronischerEinkauf/Bekanntmachungsservice_Bund/BKMS/grundlagen_node.html;jsessionid=D0E1A2DCC6D2462855C8CE6B80DB28D7.internet272).

Zu dem „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ zählen neben dem neuen Bekanntmachungsservice, auch der Vermittlungsdienst, der die Auftrags- und Vergabebekanntmachungen entgegennimmt und der eSender-Hub für die Kommunikation mit dem europaweiten Tenders Electronic Daily (TED), um EU-weite Ausschreibungen zu veröffentlichen.

In dem Zusammenhang des OZG-Projektes sind auch die Präqualifizierungsservices und das Lieferantencockpit entstanden, um Prozesse zu vereinfachen und einen einheitlichen Zugang zu schaffen.

Erfahren Sie mehr zu den OZG-Diensten in unserem Blogbeitrag zu dem Umsetzungsprojekt “Vergabe” oder in unserem Interview mit Peter Büsing.