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AI BEDARFSMANAGER

Einfach Bedarfserhebungen, -meldungen, -analysen und -konsolidierungen benutzerfreundlich online durchführen.

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Standardisieren Sie Ihren Bedarfs­­management­­prozess

Beschaffungsprozesse starten nicht erst mit dem Vergabeverfahren oder dem operativen Einkauf. Wichtige und entscheidende Prozesse zur Bedarfsidentifikation, -erhebung und -konsolidierung finden bereits im Vorfeld statt. Diese Prozesse haben erhebliche Einflüsse auf die Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsvorhaben und deren Abwicklung. Nur mit Kenntnis darüber, welches Produkt bzw. welche Dienstleistung in welcher Menge, zu welchem Zeitpunkt, an welchem Ort, vom Bedarfsträger benötigt wird, kann ökonomisch und sinnvoll beschafft werden.

Mit dem AI BEDARFSMANAGER (AI BM) werden die vorgelagerten Bedarfserhebungs- und -analyseprozesse digital abgewickelt. Die Integration in die nachgelagerten Vergabemanagementsysteme und Systeme zur digitalen Rahmenvertragsabwicklung (Katalogsystem) erfolgt dabei medienbruchfrei.

Zwei Mitarbeitende deuten auf ein Papier mit Grafiken. Um sie herum stehen zwei Laptops, ein Smartphone, ein Notizbuch und weitere Unterlagen.

Der AI BEDARFSMANAGER schafft für zentrale Beschaffungsstellen die Möglichkeit organisationsübergreifend Bedarfe an Produkten und Dienstleistungen festzustellen. Bündelungspotenziale der Organisation und Organisationseinheiten können hierdurch identifiziert werden.

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Besonderheiten unseres Bedarfmanagement-Systems

Icon, das die elektronische Vergabeakte des AI VERGABEMANAGERS darstellt.

Flexible Fragen und Antworten zu Bedarfsabfragen

Icon, das die elektronische Vergabeakte des AI VERGABEMANAGERS darstellt.

Strukturierte Rückmeldung der Bedarfe

Icon, das die Schnittstellen des AI VERGABEMANAGERS darstellt.

Intuitive Benutzerführung im Web-Browser

Icon, das die Schnittstellen des AI VERGABEMANAGERS darstellt.

Revisionssicherheit durch durchgängige Änderungshistorien

Icon, das die Schnittstellen des AI VERGABEMANAGERS darstellt.

Automatisierte Bedarfsaggregation

Besondere Funktionalitäten des AI BEDARFS­­MANAGERS

Funktionsumfang des AI BEDARFSMANAGERS:

Abfrage von Bedarfen

Auswertung und Konsolidierung

Bedarfsbündelung und -aufteilung

Kollaboratives Arbeiten

Reduzierung von Fehlern

Abfrage von strukturierten Bedarfen

Der AI BEDARFSMANAGER schafft für den zentralen Einkauf die Möglichkeit, organisationsübergreifend Bedarfe an Produkten und Dienstleistungen festzustellen. Dadurch können schnell und einfach Bündelungspotenziale identifiziert werden.

Beispielsweise kann eine zentrale Beschaffungsstelle mit diesem Tool Bedarfserhebungen, wie z. B. für Büromaterial, durchführen. Hierfür fragt die zentrale Beschaffungsstelle bei all seinen Bedarfsträgern nach, inwieweit Büromaterial benötigt wird. Die zurückgemeldeten Bedarfe der jeweiligen Bedarfsträger können im Anschluss mithilfe des AI BEDARFSMANAGERS analysiert, gebündelt und ausgewertet werden.

Auswertung und Konsolidierung der Bedarfe

Über entsprechende Bündelungs- und Aufteilungsfunktionalitäten innerhalb des AI BEDARFSMANAGERS können Beschaffer die so gemeldeten Bedarfe konsolidieren und auch auswerten. Diese gemeldeten Bedarfe können dann in entsprechende Positionen eines Leistungsverzeichnisses überführt und an den AI VERGABEMANAGER übergeben werden.

Mit dem AI BEDARFSMANAGER werden die vorgelagerten Bedarfserhebungsprozesse digital abgewickelt und die Bedarfsanalyse unterstützt. Die Integration in nachgelagerte Vergabemanagement-Systeme sowie auch in die digitale Rahmenvertragsabwicklung (Katalogsysteme) erfolgt dabei medienbruchfrei durch die offene Architektur.

Bedarfsbündelung und -aufteilung in strukturierte Leistungsverzeichnisse

Die Mitarbeiter der zentralen Beschaffungsstelle können die eingesammelten Bedarfe zu Büromaterial in entsprechende Positionen eines Leistungsverzeichnisses überführen. Hierfür nutzen sie geeignete Bündelungs- und Aufteilungsfunktionalitäten im AI BEDARFSMANAGER.

Dabei erhalten sie die volle Kontrolle über die erweiterten Strukturierungsmöglichkeiten von Leistungsverzeichnissen. Es ist ihnen völlig überlassen, ob sie Lose bilden oder mehrere Positionen zu einer Positionsgruppe zuordnen. Diese derartig strukturierte Datenhaltung ermöglicht eine standardisierte und medienbruchfreie Integration der Bedarfe in ein Vergabeverfahren.

Kollaboratives Arbeiten

Der AI BEDARFSMANAGER stellt ein offenes System dar, in dem Nutzer Einblick in relevante Vorgänge erhalten und sich an diesen beteiligen können. So hat eine Arbeitsgruppe z. B. Zugriff auf einen bestimmten Vorgang, wozu sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten und zum Vorgang Kommentare hinterlassen können. Des Weiteren besteht die Möglichkeit zur Rückfrage, Gegenprüfung und Abzeichnung. Die gemeinschaftliche Arbeit wird detailliert dokumentiert, wodurch jeder Einzelne nachvollziehen kann, welche Tätigkeiten von anderen bereits ausgeführt worden sind.

Reduzierung von Fehlern

Der softwaregestützte Bedarfserhebungsprozess führt zu einer deutlichen Reduzierung von Fehlern, vor allem solcher, die durch Medienbrüche entstehen. Einmal eingetragen, können Daten problemlos innerhalb des Systems und/oder auch zwischen angebundenen Systemen übertragen werden; wie z. B. vom AI BEDARFSMANAGER zum AI VERGABEMANAGER.

Darüber hinaus sorgen systemseitige Validierungen bei Eingabefeldern, dass nur korrekte und plausible Daten erfasst werden. Dadurch werden Fehler reduziert und die Qualität der Daten verbessert. So können Nutzer z. B. nicht versehentlich eine falsche Eingabe in ein Pflichtfeld machen. Wenn bereits bei der Eingabe mögliche Fehler erkannt werden, erspart dies dem Nutzer später unnötige Korrekturen.

Was können wir für Sie tun?

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Joachim Klühspies

Leiter Vertrieb