Dynamisches Beschaffungssystem (Teil 2)

Erik Einkauf stellt fest, dass wieder Kopierpapier benötigt wird. Er beschließt, ein dynamisches Beschaffungssystem für Büroverbrauchsmaterialien einzurichten. Über eine interne Erhebung fragt er den Bedarf innerhalb seiner Behörde ab. Die zurück gemeldeten Mengen kann er zur Vorbereitung der Ausschreibung bündeln (siehe AI BEDARFSMANAGER). Anhand der Ergebnisse erfolgt die Beschreibung der marktüblichen Leistungen, welche auch in Kategorien unterteilt werden können.

Es folgt eine öffentliche Bekanntmachung über die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems. Da die Bedarfsschätzung ergab, dass der Wert die EU-Schwellenwerte nicht übersteigt, erfolgt die Bekanntmachung national.

Alle interessierten Unternehmen werden mit der Bekanntmachung zur Einreichung eines Teilnahmeantrags aufgefordert. Auch die „Recht-&-Billig OHG“ interessiert sich für diese Ausschreibung. Innerhalb von mindestens 30 Tagen kann sie, wie auch andere Unternehmen, einen Teilnahmeantrag abgeben (§ 24 Abs. 2 VgV). Je nach Ausprägung des Dynamischen Beschaffungssystem kann diese Frist auch länger sein, um eine möglichst große Zahl an potenziellen Bietern zu erreichen. Erik Einkauf hat wiederum zehn Tage Zeit, um die Anträge zu prüfen. Anhand von vorher festgelegten Eignungskriterien entscheidet er, ob Bieter[1] zum dynamischen Beschaffungssystem zugelassen oder abgelehnt werden. Die zugelassenen und geeigneten Unternehmen bilden eine Art „Bieterpool“. Dieser kann über die gesamte Laufzeit des eingerichteten, dynamischen Beschaffungssystems erweitert werden.

So können auch interessierte Unternehmen, die die Eignungskriterien anfangs nicht erfüllten und abgelehnt wurden, innerhalb der Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems sich wieder bewerben; sofern sich ihre Eignungsvoraussetzungen verbessert haben.

Sobald ein konkreter Bedarf bei unserem Auftraggeber Erik Einkauf entsteht, fordert er alle Unternehmen aus dem Bieterpool zur Einreichung eines Angebotes auf. Da jedoch das dynamische Beschaffungssystem in Kategorien untergliedert wurde, werden nur die Bieter aus der jeweiligen Kategorie aufgefordert, darunter auch die „Recht-&-Billig OHG“.  Anhand von vorher festgelegten Kriterien werden die Angebote bewertet und das Angebot der „Recht-&-Billig OHG“ wird als das wirtschaftlichste bezuschlagt.

Auch nach erfolgreicher Einzelbeschaffung bleibt das dynamische Beschaffungsverfahren eingerichtet. Die Einzelvergabe wird wiederholt, sobald neue Bedarfe entstehen.

  [1]   Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beide Geschlechter.