Alles nach Bedarf – Das Modul AI BEDARFSMANAGER

Der Nur auf Basis einer fundierten Bedarfsermittlung kann die anschließende Vergabe effizient ablaufen. Die Anforderungen an das Erfassen und Bündeln vorhandener Bedarfe sind jedoch vielfältig. Ebenso wie die vorhandenen Organisationsstrukturen und die damit verbundenen Zuständigkeiten sich stark unterscheiden können. Das Modul AI BEDARFSMANAGER passt sich allen Szenarien jedoch perfekt an.

Ein Bedarf kann auf viele Arten ermittelt werden, denn Bedarfserhebung ist keine Einbahnstraße. Bedarfe können entweder von den einzelnen Bedarfsträgern an die zuständige Beschaffungsstelle gemeldet werden, wo die übermittelten Bedarfe zusammengefasst, gebündelt und als Vergabe angelegt werden, oder direkt aus bestehenden Rahmenvereinbarungen bedient werden. Diese sogenannten Bedarfsmeldungen können von den Bedarfsträgern selbst erstellt und anschließend weitergeleitet werden.

Auf der anderen Seite steht die sogenannte Bedarfserhebung. Hier fragt die Beschaffungsstelle gezielt die Bedarfsträger nach Artikeln und Mengen. Hier stehen der Beschaffungsstelle viele Optionen für die Abfrage zur Auswahl: von vorgefertigten Produktlisten, bei denen lediglich die Menge eingetragen werden muss, über Fragebögen, die bestimmte Eigenschaften ermitteln können, bis hin zu Freitextabfragen.

Dieses bidirektionale Bedarfsmanagement bietet große Freiheit in der Gestaltung und stattet Beschaffungsstellen mit den notwendigen Werkzeugen aus, um jede Meldung oder Abfrage passgenau zu bearbeiten. Das Ermitteln von Bedarfen ist damit so einfach oder komplex wie nötig und bewahrt vor unnötigem Aufwand bei einfachen Anfragen. Diese Grundphilosophie leitete uns auch beim Design des Organisationsmanagements.

Bestehende Organisationsstrukturen können komplex sein: mit vielen Unterabteilung, gesonderten Zuständigkeiten, Freigabeketten u. v. m. Oder es können einfache Strukturen sein, mit einer Beschaffungsstelle und drei Bedarfsträgern. Das Modul AI BEDARFSMANAGER ist so ausgelegt, um beide Varianten und alles dazwischen in ihrer Gesamtheit abzubilden und alle Abhängigkeiten und Zuständigkeiten einzubinden.

Betrachten wir als Beispiel eine Beschaffungsstelle, die eine Bedarfserhebung an alle Bedarfsträger versendet. Einer der Bedarfsträger auf der ersten Ebene besitzt selbst zwei untergeordnete Bedarfsträger. Nun kann festgelegt werden, ob die Bedarfserhebung direkt für alle untergeordneten Stellen des Bedarfsträgers sichtbar und bearbeitbar sein sollen, oder ob der Bedarfsträger auf der ersten Ebene die Erhebung vorher bearbeiten kann. Gleiches gilt für die Rückmeldung: Sie kann von den untergeordneten Stellen direkt, zusammengefasst an die zentrale Beschaffungsstelle übermittelt werden oder zunächst an den übergeordneten Bedarfsträger, der diese prüft und ggf. anpassen kann.

Um eine gute Übersicht auch in komplexen Strukturen zu behalten, gibt es die Zuordnung von Produktkategorien. Diese fungieren praktisch als Zuständigkeiten und sorgen dafür, dass Meldungen oder Erhebung auch nur von den Bedarfsträgern gesehen und bearbeitet werden können, die für die entsprechende Produktkategorie zuständig sind. So bleiben die Dashboards der verschiedenen Abteilungen übersichtlich und der Prozess zielgerichtet.

Im AI BESCHAFFUNGSPORTAL verbindet sich das Modul AI BEDARFSMANAGER nahtlos mit allen anderen Modulen und ermöglicht so einen simplen und medienbruchfreien Datenaustausch. Auf diese Weise können die Ergebnisse von Bedarfserhebungen einfach als Vergabe direkt im Modul AI VERGABEMANAGER angelegt werden. Die bereits erfassten Daten zur Lieferung oder Dienstleistung bilden dabei die Basis des digitalen Leistungsverzeichnisses. Gleichzeitig können über die Verknüpfung mit dem Modul AI EINKAUFSMANAGER unter Umständen direkt Bedarfe aus bestehenden Rahmenvereinbarungen gedeckt werden oder ausgelaufene Vereinbarungen können Basis einer neuen Bedarfserhebung werden.

Das Modul AI BEDARFSMANAGER stellt für sich allein eine äußerst flexible Lösung für die Bedarfserhebung für jede Organisationsgröße dar. Von einfachen bis hin zu komplexen Abfragen: Das Modul ermöglicht eine durchgängig strukturierte und bedarfsgerechte Erhebung. Es verbindet somit nahtlos Anfang und Ende des dynamischen Beschaffungszyklus.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).