Intelligentes Vertragsmanagement mit dem Modul AI KONTRAKTMANAGER

Das Modul AI KONTRAKTMANAGER im AI BESCHAFFUNGSPORTAL ist das zentrale Organ für die Verwaltung aller Verträge über die komplette Anwendung hinweg. Durch die Vernetzung im Portal können Verträge, die beispielsweise als Ergebnis einer Ausschreibung abgeschlossen wurden, direkt in das Modul eingepflegt werden. Ebenso können bestehende Verträge hinzugefügt werden, damit alle Verträge übersichtlich und einfach verwaltet werden können. Das Erfassen neuer Verträge ist dabei so einfach wie möglich gehalten. Eingabefelder werden dynamisch eingeblendet je nach Vertragsart, um die Eingabemaske schlank zu halten. Neben dieser Kernfunktion bietet das Modul noch weitere Funktionen, die das nachhaltige Verwalten von Verträgen erleichtern.

Zusätzlich können per Customizing eigens definierte Vorlage für die Nutzenden hinterlegt werden, um so Eingabefelder auf eine gewünschte Auswahl zu reduzieren. Weiterhin kann festgelegt werden, welche Felder Pflichtfelder zum Anlegen eines neuen Vertrags sein sollen; ganz nach individuellen Anforderungen.

Pro Vertrag können optional automatische Aktionen festgelegt werden. Damit kann ein Zeitraum oder Datum definiert werden, zu dem der Vertrag automatisch erneut vorgelegt werden soll. Sie erhalten zum gewählten Zeitpunkt dann eine Benachrichtigung. Auf diese Weise können individuelle Erinnerungen festgelegt werden, um beispielsweise rechtzeitig neue Ausschreibungen anzustoßen oder eine neue Bedarfserhebung zu veranlassen.

Ebenso steht Nutzenden für alle Verträge eine Mitzeichnungsfunktion zur Verfügung. Ein oder mehrere Kolleg*innen können hinterlegt werden und per Workflow zur Mitzeichnung eines beispielsweise neu angelegten Vertrags aufgefordert werden. Über die integrierte Kommentarfunktion kann Feedback zum aktuellen Vorgang an den ursprünglichen Bearbeitenden gegeben werden.

Neben der Vertragsverwaltung können die vorhandenen Verträge nach verschiedenen Kriterien gefiltert und durchsucht werden. Eine beliebige Anzahl von Verträgen kann nach bestimmten Kennzahlen gefiltert werden. Aber auch planungsrelevante Abfragen können einfach vorgenommen werden. Beispielsweise können alle Verträge aufgerufen werden, die innerhalb der nächsten zwei Monate ablaufen werden. Kombiniert mit den bereits erwähnten automatischen Aktionen zur Wiedervorlage gewährleistet das Modul damit ein proaktives Vertragsmanagement.

Barrierefreiheit ist uns in allen Anwendungen ein zentrales Anliegen, deshalb ist neben dem Modul AI KONTRAKTMANAGER selbst auch jeder darin erfasster Vertrag automatisch barrierefrei. Für einen besseren Überblick können alle Verträge in der Anwendung ohne einen zusätzlich notwendigen Download betrachtet werden und das sowohl auf den Desktop-PC als auch dem Smartphone, denn das Modul unterstützt Responsive Design. Abschließend lässt sich das Modul dank seiner REST-Schnittstelle problemlos mit bereits vorhandenen Systemen verbinden.

Das Modul AI KONTRAKTMANAGER ermöglicht ein schlankes, aber funktional ausgereiftes Vertragsmanagement, das sich nahtlos in Ihre Abläufe eingliedert und bei der Verwaltung mitdenkt. Kontaktieren Sie uns für eine Präsentation des Moduls auch in Verbindung mit dem gesamten Leistungsspektrum des AI BESCHAFFUNGSPORTALS.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).