eForms FAQ

Hier finden Sie Antworten auf die zehn am häufigsten gestellten Fragen, die uns während unserer eForms-Webinare erreicht haben, sowie auf Anfragen, die uns per E-Mail zugesendet wurden. Diese FAQs sind darauf ausgerichtet, Ihnen eine schnelle und präzise Lösung für die gängigsten Anliegen im Zusammenhang mit eForms zu bieten. Wir hoffen, dass Sie hier die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Sollten Sie dennoch weitere Fragen haben, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).

Vergabeverfahren, bei denen die Auftragsbekanntmachung bereits vor dem 25.10.2023 mit den bisherigen Standardformularen veröffentlicht wurden, können nach dem Stichtag selbstverständlich weitergeführt werden. Auch weitere Veröffentlichungen, wie z. B. Korrekturen, an das Amt für Veröffentlichungen der EU (TED) können verschickt werden. Wichtig ist jedoch hierbei, dass die späteren Bekanntmachungen die neuen eForms-Formulare verwenden.

Mit dem neuen eForms-Standard wurde das Konzept der Korrektur vereinfacht. Wenn man früher das Formular 2 die „Auftragsbekanntmachung“ verschickte, erforderte dies zur Korrektur das Formular 14 „Bekanntmachung über Änderungen oder zusätzliche Angaben“. Bei Formular 3 „Bekanntmachung vergebener Aufträge“ wurde bei einer Korrektur stattdessen das Formular 3 noch einmal versendet. Mit dem neuen eForms-Standard versendet man die gleiche Bekanntmachung mit den neuen bzw. geänderten Feldinhalten noch einmal. Unser Vergabemanagement-System erkennt automatisch, welches Feld sich geändert hat und generiert selbstständig die Delta-Informationen.

Im Zuge der Veränderungen für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte werden in Deutschland auch eForms für unterschwellige Vergabeverfahren umgesetzt. Da hierfür ein Gesetzgebungsvorhaben notwendig wäre und dies unter dem Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Länder fällt, erfolgt die Umsetzung der eForms im Unterschwellenbereich in den Monaten nach der Umsetzungsfrist vom 25.10.2023.

Wir haben bei der Umstellung den gleichen Fokus gesetzt und konzentrieren uns ebenfalls vorerst auf den Oberschwellenbereich bis zum 25.10.2023. Darüber hinaus stehen wir in engem Kontakt mit dem Projekt „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ und erstellen nach der Umsetzungsfrist einen Zeitplan zur Umsetzung von eForms im Unterschwellenbereich.

Das Redaktionssystem steht allen Vergabestellen, die kein elektronisches Vergabesystem nutzen, zur Veröffentlichung von EU-weiten Bekanntmachungen zur Verfügung. So können Sie ab dem 25.10.2023 Bekanntmachungen nach eForms-Standard erfassen, bearbeiten, korrigieren und an das Amt für Veröffentlichungen der EU (TED) versenden. Falls notwendig, können Sie über das Redaktionssystem Verfahren zurückziehen.

Wenn die Bekanntmachung erfolgreich veröffentlicht wurde, werden Sie hierüber durch unser Vergabemanagement-System informiert. Sollte es Fehlermeldungen geben, werden diese wie bisher auch in unserem System angezeigt. Zusätzlich werden E-Mail-Benachrichtigungen an die im AI VERGABEMANAGER (AI VM) hinterlegten Kontaktadressen gesendet, welche über den aktuellen Status des Verfahrens Auskunft geben. So erhalten die Nutzer die Information, ob das Verfahren angenommen, veröffentlicht oder abgelehnt wurde. Obwohl sich die E-Mail-Benachrichtigungen in ihrer Optik etwas geändert haben, bleibt der Ablauf unverändert.

In unserem Vergabemanagement-System werden bei der eForms-Umsetzung mehrsprachige Bekanntmachungen unterstützt. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten bei der Erfassung:

1. Jedes Feld in einem Formular wird in drei Sprachen anzeigt. Das bietet den Vorteil, dass die entsprechenden Felder in unterschiedlicher Sprache in einem Block abgearbeitet werden können. So kann die betreffende Information direkt übersetzt und gleich wieder eingegeben werden. Jedoch wird dadurch das Formular sehr umfangreich.
2. Das Bekanntmachungsformular wird pro Sprache einmal angezeigt. Diese Möglichkeit wäre sinnvoll, wenn für jede Sprache eine andere Person zuständig wäre.

Je nach Ihrer Präferenz sind beide Varianten umsetzbar.

Achtung: Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist es dem Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE) nicht möglich, Mehrsprachigkeit zu unterstützen. Obwohl die Bekanntmachungen von unserem Vergabemanagement-System korrekt übermittelt werden, erfolgt seitens des DÖE eine Zurückweisung.

Da es sich um Standardformulare handelt, wäre es am sinnvollsten, die Datensätze zu verwenden, die im BaseLine ausgeliefert werden. Möchten Sie dennoch Vorbelegungen in bestimmten Datenfelder hinterlegen und diese widersprechen nicht den von eForms vorgegebenen Antwortformaten, können wir diese für Sie einrichten.

Um Ihnen die Bearbeitung der neuen eForms-Bekanntmachungsmuster zu erleichtern, haben wir eine Gegenüberstellung der neuen eForms-Felder zu den äquivalenten Feldern der alten EU-Standardformulare erstellt. Hier können Sie sich die erste Version des Dokuments herunterladen. Das Dokument enthält die Vorinformation, die Auftragsbekanntmachung sowie die Bekanntmachung vergebener Aufträge für öffentliche Auftraggeber (VgV). Natürlich können sich auch Vergabestellen, die beispielsweise nach SektVO ausschreiben, an dieser ersten Version orientieren, bis wir in folgenden Versionen auch weitere Vergabeverordnungen abbilden.

Mit dem neuen eForms-Standarddatensatz können neue Bekanntmachungen mit Bezug auf früheren Bekanntmachungen nach einer Migration übermittelt werden, wie z. B. Bekanntmachungen vergebener Aufträge oder Änderungsbekanntmachungen.

In unserem System stehen Ihnen für die meisten Textfelder 6.000 Zeichen zur Verfügung.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).