eForms-DE – das ist der neue Standard

Über das eForms-Format im Allgemeinen haben wir bereits mehrfach berichtet. Für EU-weite Bekanntmachungen wird das Format ab 25. Oktober 2023 Pflicht. Auf nationaler Ebene können die Länder entscheiden, wie eForms umgesetzt wird.

Konkret bedeutet das, dass festgelegt werden muss, welche Felder für eine nationale Bekanntmachung zukünftig Pflichtfelder und welche optional sind. Ein Beispiel für ein Pflichtfeld in der deutschen Variante der eForms betrifft die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge. Da es hierfür in Deutschland eine Pflicht gibt, werden die eForms entsprechend in diese Richtung angepasst.

Außerdem geht es um Fragen wie, ob alle Arten von EU-Bekanntmachungen auch auf nationaler Ebene nötig sein werden. Und auch der Aspekt einer Veröffentlichungsplattform musste entschieden werden.

Der Datenservice Öffentlicher Einkauf wird vom Bund bereitgestellt. Er dient der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und soll den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen erleichtern. Der Datenservice Öffentlicher Einkauf besteht aus drei Komponenten: dem nationalen Bekanntmachungsservice, einem Vermittlerdienst und der sogenannten eSender Hub. Diese Dienste regeln sowohl die nationale Veröffentlichung von Bekanntmachungen als auch die formgerechte Kommunikation mit dem Tender Electronics Daily (TED), der Plattform der EU.

Eine zukünftig wichtige Veröffentlichungsplattform neben anderen ist der nationale Bekanntmachungsservice (BKMS) (https://www.oeffentlichevergabe.de). Er ist eine übergeordnete Sammlung der lokalen oder regionalen Bekanntmachungsplattformen für Unternehmen und Lieferanten, die – so die Zielsetzung – leichter nach relevanten Aufträgen suchen und filtern können. Beispielsweise die e-Vergabeplattform des Bundes ist seit 27. Januar 2023 mit dem BKMS verbunden.

Der Zugang zum BKMS soll über ein ELSTER-Unternehmenskonto funktionieren. Neben Komfortfunktionen für die Nutzenden, wie speicherbare Suchfilter, soll der Zugang zur Vergabeplattform direkt über Single-Sign-On möglich sein. Zusätzlich können Daten von Vergaben über die Open-Data-Schnittstelle abgefragt und analysiert werden.

Der Vermittlungsdienst nimmt die Bekanntmachungen von Vergabeplattformen entgegen. Diese sind zunächst im Format eForms-DE. Bei einem unterschwelligen Verfahren wird die Vergabe validiert und im eForms-DE-Format an den BKMS weitergeleitet und dort veröffentlicht.

Bei oberschwelligen Verfahren findet ebenfalls eine Validierung statt. Anschließend wird die Vergabe jedoch an die eSender Hub weitergeleitet.

Die eSender Hub ist für die Kommunikation mit TED verantwortlich. Die eingehenden, oberschwelligen Vergaben im eForms-DE-Format werden hier in das eForms-EU Format konvertiert und zur Freigabe an TED weitergeleitet. Ist die Freigabe erfolgt, liefert die eSender Hub die Vergaben für die nationale Veröffentlichung an den BKMS.

Seit Februar ist die erste Version des eForms-DE-Standards verfügbar und kann benutzt werden. Bis Oktober ist davon auszugehen, dass es noch Überarbeitungen hinsichtlich der Pflichtangaben geben wird.

Im Sommer 2023 werden sowohl Bundestag als auch Bundesrat über die gesetzlichen Anpassungen der eForms-Umstellung entscheiden. Ziel ist es, dass auch in Deutschland ab 25. Oktober die neue eForms-Regelung in Kraft tritt.

Wir halten Sie hier auf dem Laufenden mit allen Neuigkeiten rund um eForms-DE und natürlich auch eForms allgemein.

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