eForms-Umstieg: Effizienzgewinn oder Hindernis?

Die alten Formulare für Bekanntmachungen beruhten noch auf Papierformularen. Mit einer großen Zahl an möglichen Verfahren und entsprechenden Sonderformen hat dies zu einer diffusen Formularwelt geführt. Manche Formulare wurden doppelt verwendet und nur durch einen Haken in ihrer Funktion unterschieden (z. B. Vorinformation und Auftragsbekanntmachung). Dank eForms ist damit nun Schluss.

Im neuen Standard besitzt jedes Feld eine eigene ID. Der Datentyp und die Semantik des Feldes sind ebenfalls mit dieser ID verknüpft. Egal ob also beispielsweise ein bestimmtes Feld (z. B. „Postleitzahl des Ausführungsortes“) in einer Bekanntmachung einer Vergabe auftaucht oder in einer Bekanntmachung vergebener Aufträge, das Feld mit dieser ID hat immer die gleiche Bedeutung.

Die Konsequenz ist, dass alle verschiedenen Arten von Bekanntmachungen nun aus diesen Feldern „zusammengesetzt“ werden können und keine Formulare für verschiedene Varianten doppelt verwendet werden müssen. Dies schafft Klarheit beim Ausfüllen einer Bekanntmachung.

Der größte Vorteil aus unserer Sicht ist jedoch die Möglichkeit, Bekanntmachungen vor dem Versand an die EU zu validieren. Da Datentyp und Semantik von jedem Feld festgeschrieben sind, können diese Felder nicht nur gegen sich selbst geprüft werden, also ob in einem Datumsfeld auch wirklich ein Datum steht, sondern auch gegen andere. So kann z. b. einfach getestet werden, ob ein NUTS-Code für eine Adresse verpflichtend ist, basierend darauf, ob für das gewählte Land überhaupt NUTS-Codes existieren.

Damit können wir unseren Kunden mit nahezu 100%iger Sicherheit garantieren, dass eine validierte Bekanntmachung auch am nächsten Tag veröffentlicht ist, sofern sie rechtzeitig versendet wurde (Faustregel: bis ca. 16:00 Uhr). Bestimmte Sonderfälle bzw. inhaltliche Auffälligkeiten, die von der EU manuell bearbeitet und geprüft werden, hier einmal ausgeschlossen. Diese Validierung schafft nicht nur Sicherheit, sondern auch Planbarkeit und ist dank des neuen Standards eine willkommene Weiterentwicklung.

Für den Bund bietet der neue Standard eine gute Möglichkeit, das Reporting zu schärfen. Es ist nun einfacher, die Daten über Vergaben auszuwerten und so fundierte Entscheidungen oder Änderungen auf den Weg zu bringen. Die Fachverfahrenshersteller hätten sich allerdings keine Stichtagsumstellung gewünscht, sondern einen Umstellungszeitraum wie in anderen Mitgliedsstaaten auch.

Wir blicken positiv auf die Umstellung zurück und werden den neuen Standard auch in Zukunft dazu nutzen, unseren Kunden die Vergabe so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten.

Für den eigenen Einsatz im Unternehmen oder der Verwaltung gilt es zunächst die Erwartungen und Voraussetzungen genau zu definieren, sodass das LLM, oder KI im Allgemeinen, seine Aufgabe auch erfüllen kann. So kann geprüft werden, ob die verfügbaren Daten in der Lage wären, zufriedenstellende Ergebnisse zu liefern. Falls beispielsweise Kundendaten, wie Bestellhistorien, genutzt werden sollen, muss vorher abgeklärt sein, ob dies in der Datenschutzvereinbarung abgedeckt ist. Ebenso für den Fall, dass externe Dienstleister für die Bereitstellung miteinbezogen werden sollen. Diese sind ebenfalls genau zu prüfen und stets den Datenschutzbeauftragten miteinzubeziehen.

Im nächsten Teil unserer Reihe zum Thema KI sehen wir uns konkrete Beispiele an und erklären damit, wo der Einsatz sinnvoll ist und wo vielleicht nur KI genutzt wird, um ein modernes Buzzword in den nächsten Newsletter packen zu können.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).