25 Jahre Innovationen: Intelligent, digital beschaffen

Vor 25 Jahren ist die AI AG mit dem Ziel angetreten, die öffentliche Beschaffung digital und effizient zu gestalten. Zu diesem Zeitpunkt war die Idee digitaler Beschaffung noch wenig verbreitet. Vergabe bedeutete schwere Aktenordner und viel Handarbeit. In der Vision sollte der komplette Vergabevorgang mit all seinen Facetten und Sonderformen zentral über eine Software abgewickelt werden können und das bei kompletter Rechtssicherheit über den gesamten Prozess hinweg.

Entschlossen dieses Ziel zu erreichen, machte sich das kleine Softwareunternehmen (als Ausgründung aus dem Lehrstuhl Prof. Thome) daran, die erste Version des AI VERGABEMANAGERS zu entwickeln. Das Team war zu Beginn eine bunte Mischung von Experten aus den verschiedensten Disziplinen und auch der Name war noch ein anderer. Zunächst als „Secure Electronic Procurement Portal AG“ gegründet, wurde der Name schnell geändert, als bei einer Konferenz die „Sepp AG aus Bayern“ begrüßt wurde. Von hier an waren wir die Administration Intelligence AG mit den zukunftsweisenden Initialen AI.

Mit Software-Demos und den Visionen einer digitalen Zukunft im Gepäck machten sich unsere Berater*innen auf, die öffentliche Verwaltung von unserer Software zu überzeugen. Manchmal wurden noch bis spät in die Nacht Präsentationen für den nächsten Tag vorbereitet. Dank vollem Einsatz und überzeugenden Präsentationen (manchmal sogar so leidenschaftlich, dass ein Jackett Feuer fing) konnte die AI AG ihre ersten Kunden begrüßen.

Das Verhältnis zu unseren Kunden ist seit jeher unser zentraler Fokus und bildet die Grundlage für unser Handeln und unseren Erfolg als Unternehmen. Mit jedem Kunden und Partner bauen wir eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit auf. Von Beginn an legen wir hierbei den größten Wert auf die Kommunikation und so überwinden wir alle Herausforderungen, seien sie software- oder projektseitig. Um dieses Verhältnis noch weiter auszubauen, findet jährliche unsere AI Kundentagung [##LINK: Rückblickvideo Kundentagung] statt. Zwei Tage mit Vorträgen zu den aktuellen Themen rund um die Vergabe sowie das Neuste aus dem AI Kosmos.

Mit unseren Präsentationen des AI VERGABEMANAGERS konnten wir überzeugen und gewannen so Kunde um Kunde. Und langsam, aber sicher etablierte sich der AI VERGABEMANAGER im Markt. Mehr und mehr waren von den Vorteilen der digitalen Vergabe begeistert und wagten den Wechsel, darunter waren beispielsweise die Bundeswehr, die Bundesagentur für Arbeit und viele mehr. Doch der bis dato größte Erfolg kam 2009 in Form des Rahmenvertrages mit dem Bund (Beschaffungsamt des BMI) und somit auch das Finanzministerium, das Auswärtige Amt und viele weitere Abrufberechtigte. Es unterstrich, dass auf Software der AI AG Verlass ist.

Ein großer Wendepunkt in der gesamten öffentlichen Vergabe war die EU-Verordnung 2014 zur verpflichtenden e-Vergabe. Seit dieser gesetzlichen Vorgabe kamen auch die in den Genuss der digitalen Vergabe, die vorher noch zögerten. Gleichzeitig wuchs das Interesse an unseren Lösungen und unserem Softwarehaus noch einmal immens.

Mit so viel Bewegung und Projekten musste die AI AG wachsen. Schluss mit den zu eng gewordenen Start-up-Räumlichkeiten war 2008, als die Firma ihren Hauptsitz ins Steinbachtal in Würzburg verlegte. Seit 2002 gab es bereits ein Team für Wien und den österreichischen Markt. 2009 folgten die Niederlassungen in Essen und Berlin. Bundesweit vertreten war die AI AG gerüstet, der steigenden Nachfrage nach digitaler Vergabe zu begegnen. Aber wie sah der nächste Schritt in der Entwicklung aus? In Anlehnung an das Prinzip unseres digitalen Beschaffungszyklus war nun der Bedarf für elektronische Vergabe gedeckt und es ging wieder von vorne los mit der Anforderung, Bedarfsabwicklungen abzubilden. Was braucht der Markt noch? Was sind die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden? In welche Richtung soll es für die AI AG weitergehen?

Der Wunsch nach einer Möglichkeit, Bedarfe zu sammeln, zu konsolidieren und schlussendlich als Grundlage einer Vergabe in Form eines digitalen Leistungsverzeichnisses zu nutzen, wurde in einem Kundenprojekt 2016 zum ersten Mal angesprochen. Über den Verlauf des Projekts hinweg wurde daraus der heutige AI BEDARFSMANAGER, der dem AI VERGABEMANAGER vorgeschaltet werden kann. Damit war die Möglichkeit gegeben, sowohl schnell und einfach Bedarfsabfragen durchzuführen als auch Bedarfsmeldungen einzureichen. Anschließend werden die abgefragten Güter oder Dienstleistungen Teil des Leistungsverzeichnisses, was einfach in den AI VERGABEMANAGER übertragen und weiterbearbeitet werden kann. Was jetzt noch fehlte, war eine einfache Möglichkeit, die beschafften Güter und Dienstleistungen bequem abzurufen.

Die Einkaufsplattform als Kataloglösung unserer Schwesterfirma SYSTHEMIS AG existierte bereits und wurde 2017 in die AI AG aufgenommen und erweitert, bis der AI EINKAUFSMANAGER geboren war. Als elegante Lösung zum Handhaben vieler Kataloge und Rahmenverträge deckt der AI EINKAUFSMANAGER alle Schritte nach der Vergabe ab. Angelehnt an einen Online-Shop können Nutzende einfach gewünschte Waren und Dienstleistungen in einen Einkaufskorb legen und anschließend abrufen. Dank der integrierten Kontingentüberwachung der hinterlegten Kataloge können rechtzeitig Bedarfsermittlungen angestoßen oder neue Ausschreibungen vorbereitet werden. Mit einem ebenfalls hinterlegten umfangreichen Vertragsmanagement bildet der AI EINKAUFSMANAGER den passenden Abschluss eines Beschaffungsvorgangs. Nun konnte man zum ersten Mal alle Schritte der öffentlichen Beschaffung von Anfang bis Ende digital und medienbruchfrei mit AI-Software durchführen.

Eine der größeren Umstellungen nicht nur für uns intern, sondern der Vergabelandschaft im Allgemeinen, war die eForms-Umstellung im supranationalen Bereich. Mit einem festen Stichtag zur Umstellung arbeiteten unsere Entwickler*innen mit Hochdruck daran, den Übergang der alten Formularwelt zum neuen Standard so angenehm wie möglich zu gestalten. Auch wenn es hier und da nicht ganz reibungslos verlief, war doch zum Stichtag alles fertig und einsatzbereit und unsere Kunden konnten ohne Verzögerungen direkt mit eForms starten. Nachdem diese Herausforderung gemeistert wurde, freuen wir uns nun auf die nationale Umsetzung der eForms in der Unterschwelle.

Unterdessen fand die nächste große Entwicklung statt. Um den Bedürfnissen der modernen Beschaffung gerecht zu werden, arbeiteten unsere Teams schon lange am „nächsten großen Schritt“. Denn nach Bedarf und Einkauf musste es natürlich weitergehen. Feedback und Wünschen aus dem Markt leiteten dabei stets unsere Überlegungen und Konzepte. Die Antwort ist unser AI BESCHAFFUNGSPORTAL auf der Basis des digitalen Beschaffungszyklus. Keine einzelnen Anwendungen mehr, keine Client-Installationen, stattdessen alles an einem Ort mit einer modernen, neuen Web-Oberfläche ausgelegt auf Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit. Die Anforderungen unserer Kunden sind oft so unterschiedlich wie die Kunden selbst. Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL ist dabei die Basis, hierauf wird für unsere Kunden die individuelle Konfiguration aus Modulen und Komponenten aufgebaut, stets genau angepasst an deren Wünsche und Herausforderungen.

Während nach außen das partnerschaftliche Verhältnis zu unseren Kunden die AI AG prägt, sind es unsere Mitarbeiter*innen, die unsere Kultur und Richtung beeinflussen. Wir haben mit einem breitgefächerten Spektrum an Disziplinen begonnen und daran hat sich nichts geändert. Wer Leidenschaft für ein Thema oder einen Bereich hat, findet bei der AI AG seinen Platz, egal ob Berufsanfänger oder Quereinsteiger. Auch sind wir sehr stolz darauf, in verschiedenen Bereichen auszubilden. Diese Vielfalt macht die AI AG zu dem Unternehmen, das sie heute ist; in manchen Aspekten etwas verrückt, aber einzigartig und am Ende jedem Projekt gewachsen.

Im nächsten Vierteljahrhundert wollen wir uns auf das konzentrieren, was uns ausmacht: Authentizität und Nähe. Wir setzen uns dafür ein, unsere Beziehungen zu Kunden und Partnern noch intensiver zu gestalten, ihre Bedürfnisse zu verstehen, unsere Produkte mit Blick auf ihre Erwartungen weiterzuentwickeln und uns weiterhin um alle Fragen und Herausforderungen mit vollem Einsatz zu kümmern.

Über den Hastag #AIAG25 können Sie unser Jubiläum auf Social Media verfolgen und Einblicke, Geschichten sowie besondere Momente entdecken.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).