Digitaler Beschaffungszyklus – Vom Bedarf zum fertigen Katalog – Teil 1

Nach Vertragsablauf können diese Abrufe als Grundlage für eine neue Bedarfserhebung genutzt werden.

In diesem Beschaffungszyklus baut jeder Schritt auf auf und geht fließend integriert in den nächsten über. Dies steigert die Effizienz der Beschaffungsprozesse, vermeidet redundante Erfassungs- und Konvertierungsarbeiten und eliminiert somit Übertragungsfehler. Das Ergebnis sind durchgängige, vollintegrierte und transparente Beschaffungsprozesse.

Am Anfang steht der Bedarf. Egal ob Bau-, Dienst- oder Lieferleistung, die zentrale Vergabestelle kümmert sich um die Deckung der Bedarfe. Entweder können diese Bedarfe an die Vergabestelle herangetragen werden – die Bedarfsmeldung – oder die Vergabestelle selbst fragt die Bedarfe ab – die Bedarfserhebung. Unser zur Bedarfserhebung – der AI BEDARFSMANAGER ermöglicht die einfache Bedarfserhebung, -analyse und -konsolidierung. Ein besonderes Augenmerk haben wir auf die nahtlose Integration in bereits bestehende IT-Landschaften gelegt, die mittels einer offenen, standardisierten Schnittstellenarchitektur realisiert werden kann.

1. Die Bedarfsmeldung

Bei einer Bedarfsmeldung können Bedarfsträger direkt ihren konkreten Bedarf einer Beschaffungsstelle melden. Dazu steht ihnen eine einfache und intuitive Weboberfläche im AI BEDARFSMANAGER zu Verfügung. Die so gemeldeten Bedarfe können durch die Software an die zuständige Organisation, z. B. über die Auswahl einer Warengruppe, zugestellt werden.

Im AI BEDARFSMANAGER besteht auch die Möglichkeit, Bedarfe mit bereits bestehenden Verträgen oder Rahmenverträgen zu verknüpfen und so dem Bedarfsträger seine Bedarfsdeckung zu ermöglichen. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Bedarf an den Bedarfsträger mit Rückfragen oder mit einem Ablehnungsvermerk zurückzugeben.

Sollte der gemeldete Einzelbedarf nicht durch bestehende Verträge bedient werden können, kann im AI BEDARFSMANAGER dieser Bedarf in das Leistungsverzeichnis eines neuen Vergabeverfahren überführt werden oder zu einem anderen Vergabefahren mit weiteren Bedarfen hinzugebündelt werden. Ebenso kann die Bedarfsmeldung in eine laufende Bedarfserhebung einfach integriert werden und muss so nicht in einem separaten Vorgang abgearbeitet werden.

2. Die Bedarfserhebung

Eine Bedarfserhebung geht von einer zentralen Beschaffungsstelle aus und adressiert alle oder einen Teil aller Bedarfsträger. Über die Weboberfläche des AI BEDARFSMANAGER lässt sich intuitiv eine Bedarfserhebung erstellen. Dabei fragt die zentrale Beschaffungsstelle strukturiert die Bedarfe der Bedarfsträger ab, indem sie ein Verzeichnis mit allen Bedarfen erstellt, zu denen sie geschätzte oder garantierte Abnahmemengen ermitteln möchte. Zudem kann die Bedarfserhebung auch um einfach zu verwendende Frage-Antwort-Abfragen ergänzt werden. Damit können z. B. Mitarbeiteranzahlen, Flächengrößen und andere Informationen in der Bedarfserhebung abgefragt werden, um später in der Ausschreibungs- und/oder Vertragsausgestaltung Verwendung zu finden.

Für den einzelnen Bedarfsträger, der sich an einer Bedarfserhebung beteiligt, generiert der AI BEDARFSMANAGER automatisch eine Bedarfsrückmeldung, welche die abgefragten Informationen strukturiert an den Bedarfserheber zurückgibt.

Ergebnisse aus ein oder mehreren Bedarfserhebungen können dann durch die zentrale Beschaffungsstelle, auch kollaborativ in einem Beschaffungsteam, gebündelt, aufgeteilt oder noch nachqualifiziert und dann in ein oder mehrere Vergabeverfahren überführt werden. Der AI BEDARFSMANAGER stellt hierfür alle notwendigen Funktionalitäten bereit.

Eine Bedarfsmeldung kann auch als Grundlage und Ausgangspunkt für eine neue Bedarfserhebung verwendet werden und lässt sich im AI BEDARFSMANAGER entsprechend medienbruchfrei mit einem Klick in eine solche überführen. So kann beispielsweise eine Meldung für den Einkauf von Büromaterialien direkt in eine Erhebung für Büromaterialien an alle Bedarfsträger umgewandelt werden.

Redundante Arbeitsschritte werden dadurch vermieden und die Effizienz des Beschaffungsvorgangs gesteigert. Gleichzeitig kann die Beschaffungsstelle flexibler auf Anfragen reagieren. Bedarfsträger erhalten schneller und zu jeder Zeit transparent Informationen über den Stand ihres Bedarfs und können damit lückenlos nachverfolgen, wann ihnen das angeforderte Produkt, die gewünschte Dienstleistung oder der zu erbringende Service zur Verfügung stehen wird.

Veranschaulichen wir dies mit einem Beispiel. Bei uns – als Beschaffungsstelle – geht eine Bedarfsmeldung aus einer unserer Fachabteilungen ein: Es werden 200 neue Laptops benötigt. Wir entschließen uns dazu, dass wir ggf. eine Rahmenvereinbarung ausschreiben möchten, da in absehbarer Zukunft vielleicht noch weitere Fachabteilungen neue Geräte benötigen werden. Um die genauen Mengen und weitere Parameter für die Rahmenvereinbarung zu ermitteln, starten wir daher eine Bedarfserhebung und wandeln zunächst die eingegangene Bedarfsmeldung in eine Bedarfserhebung um. Danach ergänzen wir diese Bedarfserhebung um weitere Informationsabfragen, wie z. B. Ausstattungsmerkmale. Die so entstandene Bedarfserhebung publizieren wir an all unsere Fachabteilungen und fragen damit die geschätzten Abnahmemengen für Laptops mit unterschiedlichen Ausstattungsmerkmalen ab.

Die aggregierten Bedarfe einer Bedarfserhebung werden anschließend in ein digitales Leistungsverzeichnis medienbruchfrei überführt. Hier hat die Beschaffungsstelle volle Kontrolle über die Strukturierung. Positionen können aufgeteilt werden und in verschiedene Vergaben und/oder Lose übernommen werden. Neue Lose können erstellt und mit Bedarfspositionen angereicht werden oder bestimmte gemeldete Bedarfe können als optionale Position in das Leistungsverzeichnis übernommen werden. Das Ergebnis ist ein klar strukturiertes Leistungsverzeichnis, das als Grundlage für den nächsten Schritt – die Vergabe – dient. In unserem Beispiel haben wir über die Bedarfserhebung die notwendigen Daten erhalten, die wir nun auch einfach in ein digitales Leistungsverzeichnis übernehmen.

In Teil 2 betrachten wir die eigentliche Vergabe und die anschließende Integration der Verträge in unser Einkaufsmanagementsystem.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).