Zusammenarbeit und menschliche Kontrolle sind die Basis der AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN im AI BESCHAFFUNGSPORTAL. Wir haben in unseren beiden vorherigen Beiträgen bereits die Design-Philosophie sowie konkrete Anwendungsfelder skizziert. Nun betrachten wir das, worauf sich Nutzende beim Einsatz von KI verlassen können: Datenschutz und Rechtssicherheit.

Prinzipiell haben unsere Kunden die freie Wahl bei den Modellen, die hinter den AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN stehen sollen. D.h., es kann von marktbekannten Modellen bis zu selbst-gehosteten Varianten gewählt werden. Gern unterstützen wir selbstverständlich auch in einem Projekt bei der Auswahl des passenden Modells für den jeweiligen Anwendungsfall. Wir legen dabei Wert auf DSGVO-Konformität sowie europäisches Hosting.

KI-Nutzung mit klaren Grenzen in der Vergabe

Ganz nach dem Motto "So viel wie nötig, oder so wenig wie möglich." Liegt Art und Umfang der KI-Unterstützung, die Nutzende erhalten, in deren Händen. Von Verfahren komplett ohne KI-Involvierung bis zur durchgängigen Unterstützung und alles dazwischen ist möglich. Denn ein wichtiges Designkonzept hinter unseren AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN ist, dass sie komplett optional sein können und sich an die Bedürfnisse der Benutzenden anpassen. Das zeigt sich z. B. in der Einbindung in unsere Benutzeroberfläche: Wird die KI nicht benötigt oder gewünscht, kann sie komplett aus der Oberfläche verbannt werden. Falls der Anwendende aber Unterstützung wünscht und benötigt, können die KI-Assistenten schnell und einfach zugeschalten werden. Des Weiteren hat die KI klare Grenzen in ihren Handlungsräumen. Sie kann Workflow-Schritte im Auftrag allein bearbeiten, in der Zusammenarbeit können zudem auch Verfahren komplett abgearbeitet werden. Die Regelungen für Genehmigung gelten natürlich weiterhin. Zentrale Punkte wie die Veröffentlichung und der Zuschlag im Verfahren werden in Standard nicht von der KI allein durchgeführt werden.

Mehrere Agenten, ein gesichertes Ergebnis

„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“ Eine KI kann Fehler machen und Ergebnisse werden in unserer Anwendung stets durch den Nutzenden kontrolliert. Allerdings reduzieren wir die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftreten, indem wir die KI bereits auf verschiedene Art und Weise Kontrollen vornehmen lassen. Unsere AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN sollen sowohl eine spürbare Entlastung im Alltag bieten als auch qualifizierte und nachverfolgbare Ergebnisse liefern. Besonders für rechtlich heikle Themen setzen wir daher auf einen Multi-Agenten-Ansatz. Betrachten wir zunächst die Beantwortung von Bieterfragen. Zum einen stellen diese einen hohen Zeitaufwand dar. Zum anderen können Antworten ein hohes Potenzial für Rügen oder Nachprüfverfahren bergen. In diesem Bereich arbeiten mehrere spezialisierte Agenten den Nutzenden zu, um in Kollaboration eine gesicherte Antwort zu formulieren.

In einem konkreten Beispiel stellt ein Bieter eine Frage zu einer Position im Leistungsverzeichnis. Zunächst kommt ein spezialisierter Agent für das Verfahren und die Verfahrensdokumente zum Einsatz. Er prüft alle übermittelten Dokumente hinsichtlich der Frage und liefert dann seine Ergebnisse mit Quellenangaben. Ein rechtlicher Agent prüft die Rechtsgrundlage der konkreten Frage und liefert hier eine Einschätzung, ebenfalls mit Quellenangaben zu den relevanten Paragrafen. Ein strategischer Agent bereitet nun für den Nutzenden die Ergebnisse auf. Der Nutzende kann nun selbst verifizieren, ob die Antwort den Anforderungen genügt, da alle Quellen direkt geprüft und das Ergebnis der AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN verifiziert werden können. Stößt einer der Agenten während der Bearbeitung auf einen besonders kritischen Aspekt, wird sofort der Nutzende informiert, dass menschliches Eingreifen und Handeln bei dieser Bieterfrage erforderlich sind.

Ähnlich operieren die Assistenten in anderen Workflow-Schritten wie der Angebotswertung. Auch hier werden die zugrundeliegenden Wertungskriterien und die eingegangenen Angebote mit Quellenangaben geprüft und anschließend den Nutzenden zur Prüfung vorgelegt. Weiterhin wird der KI-Einsatz im Beschaffungsprozess stets protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit von Eingaben zu gewährleisten.

KI im digitalen Beschaffungszyklus

Mit den AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN erweitern wir unseren digitalen Beschaffungszyklus. Wie bei all unseren Softwareprodukten erhalten unsere Kunden eine vollständige Integration, die auf medienbruchfreies Arbeiten setzt, anstatt separater Parallelsysteme. Unsere Beispiele in dieser Blogbeitragsreihe bezogen sich stets auf das Modul AI VERGABEMANAGER, wir sind ebenso in der Umsetzung weiterer spezialisierter Agenten für alle Module des AI BESCHAFFUNGSPORTALS. Eine allgemeine Chat-Funktion für Fragen und Recherchen steht modulübergreifend zur Verfügung.

Wenn Sie jetzt Interesse haben mit den AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN den Alltag Ihrer Behörde effizienter zu gestalten und KI-Integrationen wollen, die auf Ihre Ansprüche abgestimmt sind, kontaktieren Sie uns für einen ersten Austausch zu einem Projekt. In Workshops analysieren und planen wir gemeinsam alles für eine erfolgreiche Integration. Kommen Sie auch, wie immer, gerne bei weiterführenden Fragen oder Anliegen auf uns zu.