Die Stadt Datteln veröffentlichte 2025 eine Ausschreibung im offenen Verfahren von 665 iPads der Marke Apple samt Schutzhüllen für Schulen. Die Begründung der Stadt, warum nur Apple-Produkte infrage kommen, war laut Pressemitteilung Nr. 39/2026 vom 02.09.2026 des OLG Düsseldorf: 

Von der grundsätzlich vorgeschriebenen Produktneutralität werde abgewichen, da wichtige technische und wirtschaftliche Gründe dafürsprächen. Die Anschaffung von Tablets eines anderen Herstellers führe zu einem erheblichen Mehraufwand sowie zu Mehrkosten, da unter anderem die eingesetzte zentrale Steuerungsplattform für die Tablets (sog. "Mobile Device Management") mit erheblichem zeitlichem Aufwand ausgetauscht werden müsste und eine Verknüpfung verschiedener Fabrikate zu Problemen führen könne.
(Quelle: Pressemitteilungen OLG Düsseldorf https://www.olg-duesseldorf.nrw.de/behoerde/presse/Presse_aktuell/20260902_PM_Vergabeverfahren-zur-Beschaffung-von-Schul-Tablets/index.php)

Antragstellerin in diesem Verfahren war die Firma Samsung, die eine fehlende produktneutrale Ausschreibung rügte. Die Stadt half dieser Rüge nicht ab und die Vergabekammer wies den anschließenden Nachprüfungsantrag zurück, worauf die Antragstellerin eine Beschwerde einreichte. Das OLG urteilte zugunsten der Antragstellerin und verlangte eine Neuausschreibung mit der Begründung, das Verfahren verstoße gegen die Vorgabe der „[…] produktneutralen Ausschreibung (§ 31 Abs. 6 S. 1 VgV) und damit gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung der Bieter (§ 97 Abs. 2 GWB) […].“ (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 02.09.2026 – VII-Verg 38/25, rechtskräftig) Für das neue Verfahren muss die Stadt nun prüfen und beweisen können, dass tatsächlich nur iPads infrage kommen.

Dieser Fall ist auch für andere Ausschreibungen im IT-Bereich relevant, da sich die aufgeführten Argumente der Stadt – Umstellungsaufwand und Kompatibilität – auf viele andere Beschaffungen übertragen lassen. Wir betrachten daher, wie produktneutrale Ausschreibungen im IT-Bereich gestaltet werden müssen und worauf in begründeten Ausnahmefällen bei produktspezifischen Ausschreibungen zu achten ist. 

Konkret und einzelfallbezogen statt pauschaler Vermutung

Häufig stützen sich Ausschreibungen im IT-Bereich auf pauschale Argumente vorhandener Strukturen. Die Institution benutzt bereits Anwendung X und diese ist in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die Umstellung auf eine andere Anwendung Y von einem anderen Hersteller wäre zu teuer und der Mehr- und Schulungsaufwand nicht tragbar. Diese Art unspezifischer Aussagen zu einem möglichen Wechsel beanstandete das OLG im Fall Datteln: Ein Verweis auf (vermutete) Inkompatibilitäten oder allgemein gehaltene Wirtschaftlichkeitsüberlegungen reiche nicht aus. Notwendig sind konkrete und plausible Berechnungen mit den entsprechenden Belegen, wie aufwendig und teuer ein Wechsel tatsächlich in der Praxis wäre. Die von der Stadt vorgelegten Berechnungen hielt der Senat teils für unplausibel.

Diesem Fallstrick lässt sich vorbeugen, indem sowohl das Bestandssystem als auch Umstellungsszenarien vor Beginn des Verfahrens nachvollziehbar dokumentiert werden, sodass sie im Falle eines Nachprüfungsverfahrens vorgelegt werden können. Dies beinhaltet eine Aufstellung der Bestandssysteme mit ihren Komponenten und Kosten sowie diesem gegenübergestellt der Aufwand und die Kosten eines Systemwechsels. Welche Komponenten müssten getauscht oder angepasst werden? Wie hoch ist der Schulungsbedarf für Mitarbeitende? Hat der Wechsel weiterreichende Implikationen für die IT-Landschaft der Institution aufgrund mangelnder Kompatibilität? Welche Folgen und Mehraufwände entstehen bei der Pflege von Hard- bzw. Software unterschiedlicher Hersteller im Mischbetrieb? Im konkreten Fall schreibt das OLG Düsseldorf:

Hiervon ausgehend reiche das Vorbringen der Antragsgegnerin im vorliegenden Einzelfall nicht aus, um davon ausgehen zu können, dass durch eine produktneutrale Ergänzung der vorhandenen Tablets ein unverhältnismäßiger Mehraufwand entstehe oder die Funktionalität in nicht hinnehmbarer Weise beeinträchtigt werde. Beispielsweise würden im Zusammenhang mit der Umstellung des Mobile Device Management Systems konkrete Angaben zum erforderlichen Umstellungsaufwand und den hierdurch anfallenden Kosten fehlen.
(Quelle: Pressemitteilungen OLG Düsseldorf https://www.olg-duesseldorf.nrw.de/behoerde/presse/Presse_aktuell/20260902_PM_Vergabeverfahren-zur-Beschaffung-von-Schul-Tablets/index.php)

Liegt eine entsprechende Dokumentation vor Ausschreibungsbeginn bereits vor, können die angeführten Punkte konkret auf den Ausschreibungsgegenstand bezogen widerlegt werden. Eine mögliche Rüge kann dann begründet zurückgewiesen werden und die Vergabestelle ist deutlich besser für ein mögliches Nachprüfungsverfahren gerüstet. Ob die angeführten Gründe und Berechnungen ausreichen, bleibt jedoch am Ende stets eine Frage des konkreten Einzelfalls. Die Alternative ist eine tatsächlich produktneutrale Ausschreibung, die ohnehin der Regelfall sein sollte. Eine Festlegung in der Ausschreibung auf einen bestimmten Hersteller oder ein bestimmtes System ist, wie skizziert, nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig. Lässt sich der Auftragsgegenstand nicht hinreichend genau durch produktneutrale Formulierungen beschreiben, kann als Ausnahme ein konkreter Produktverweis mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig sein (§ 31 Abs. 6 S. 2 VgV). Für beide Varianten bietet unser Modul AI VERGABEMANAGER im AI BESCHAFFUNGSPORTAL die passenden Werkzeuge.

Sichere Dokumentation und produktneutrale Leistungsverzeichnisse

Mit präzise formulierten Leistungsverzeichnispositionen oder Losen, Wertungskriterien und passenden Zuschlagskriterien lassen sich produktneutrale Ausschreibungen abbilden. Schnittstellen oder Integrationsfähigkeit werden als funktionale Anforderungen in der Leistungsbeschreibung festgelegt, qualitative Mehrleistungen über Zuschlagskriterien bewertet. Gleichzeitig unterstützt das System bei der verfahrensrelevanten Dokumentation. Ergebnisse von Markterkundungen können einfach in einem Verfahrensschritt erfasst und hinterlegt werden. Interne Dokumentationsvermerke können zur erweiterten Erfassung von Dokumenten genutzt werden. Und sollte es trotzdem zu einer Rüge oder einem Nachprüfungsverfahren kommen, können alle relevanten Unterlagen bequem über die integrierte Projektmappe zusammengestellt und bereitgestellt werden. Auf diese Weise können unsere Kund*innen ihre Verfahren nachvollziehbar und revisionssicher dokumentieren.

Haben Sie Fragen zum Thema Dokumentation oder produktneutrale Ausschreibung im Modul AI VERGABEMANAGER oder möchten Sie unsere Software allgemein kennenlernen? Dann kontaktieren Sie uns für eine Präsentation und Produktdemo.