In dieser Blogbeitragsreihe möchten wir Sie in den Designprozess unserer AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN mitnehmen. Zentrale Anliegen bei einem Meilensteinprojekt, wie der KI-Integration in das AI BESCHAFFUNGSPORTAL, waren gezielte Anwendungsfälle und lösungsorientierte Funktionen anstatt ausschließlich breit aufgestellter Chatfunktionalität. In insgesamt drei Beiträgen beleuchten wir die ersten Konzepte, Funktionsumfang und klare Grenzen sowie die Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz.

Wann kommt KI zum Einsatz?

Das war die erste Frage bei der Konzeptionierung unserer KI-Integration. Sicherlich ist das Potenzial groß, aber eine überdimensionierte Lösung nutzt am Ende keinem Nutzenden. KI soll Prozesse beschleunigen, aber ohne Mehraufwand. Wenn das Prompt-Schreiben zu komplex oder zu detailliert sein muss, um valide Ergebnisse zu erhalten, ist die verständliche Reaktion „Dann mache ich es einfach direkt selbst.“. Das wollten wir unter allen Umständen vermeiden und haben zunächst klassische „Zeitfresser“ ins Visier genommen. 

KI ist sehr effektiv im Auswerten großer Datenmengen. Welche Aufgabe wäre also beispielsweise besser geeignet als eine Marktanalyse vorzunehmen? Mittlerweile sind Modelle nicht mehr auf ihren Trainingsdatensatz limitiert, sondern können aktiv das Web durchsuchen. Nutzer legen die wichtigen Punkte fest und erhalten eine Aufstellung verschiedener Optionen mit deren Vor- und Nachteilen. Ähnlich logisch ist dann der Einsatz für Fragen zum Vergaberecht. Der große Textkorpus kann damit gezielt nach den Fragen des Nutzenden durchsucht werden und gleichzeitig wird stets die Quelle angegeben, damit Ergebnisse überprüfbar bleiben.

Kontext macht den Unterschied aus

Basierend auf übergeordneten „Zeitfressern“ haben wir uns als Nächstes die Verfahren selbst angesehen. Auch hier gibt es immer wieder Aufgaben, die Aufwand bedeuten, ohne direkt Expertise zu fordern. Allerdings geraten nicht integrierte Chatbots hier an die Grenze. Sie kennen das Verfahren nicht, sie haben keine Daten der Vergabestelle und eine direkte Interaktion mit der Anwendung funktioniert auch nicht. Natürlich könnte man mühsam den kompletten Kontext eintippen, aber dann erreichen wir wieder den Punkt, dass der Mehraufwand größer ist als der Nutzen, der dadurch erzeugt wird, von Datenschutz und Revisionssicherheit ganz zu schweigen. Und es kann nicht die Lösung sein, den Aufwand nur in eine andere Anwendung zu verlagern.

Angefangen mit einzelnen Schritten, wie dem Erstellen von Leistungsverzeichnissen, haben wir Schritt für Schritt Anforderungen und Umsetzungen entwickelt, damit genau diese Probleme nicht auftreten. Über die bereits erfassten Eingaben, Bestandsdaten und einen kurzen Prompt kann nun das Leistungsverzeichnis in der Anwendung befüllt werden. Auf diese Weise haben wir alle Workflow-Schritte unserer Anwendung betrachtet und so Stück für Stück den Funktionsumfang unserer AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN definiert. Nun galt es nur noch Platz zu schaffen.

Ein neuer Look für neues Arbeiten

Integration bedeutet nicht nur ein technisches Verfügbarmachen. Am Ende muss es auch in die Nutzeroberfläche stimmig und sinnvoll eingebaut werden. Deshalb werden wir auch die Oberfläche des AI BESCHAFFUNGSPORTALS im Zuge der Integration überarbeiten und an das Arbeiten mit KI anpassen. Nachfolgend erhalten Sie einen kleinen Vorgeschmack auf das Aussehen der AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN.

Im nächsten Beitrag betrachten wir zwei konkrete Anwendungsfälle im Detail und sprechen auch über Vorsicht und Grenzen bei der KI-Integration.

Wo sehen Sie in Ihrem Alltag klassische Zeitfresser, die mit KI-Unterstützung beseitigt werden könnten? Wir freuen uns stets über Perspektiven aus der Praxis, um unser Angebot weiter verbessern und zuschneiden zu können. Und kommen Sie ebenfalls gerne auf uns zu, wenn Sie Fragen zur KI-Integration haben.