Was Sie zur eForms-Umstellung wissen müssen

eForms ist die Bezeichnung für die elektronischen Standardformulare für Bekanntmachungen bei EU-weiten Vergabeverfahren. Sie lösen den alten Formularsatz ab, der auf Papierformularen im PDF-Format beruhte. Die Bekanntmachungen im eForms-Format werden auf der Tender-Electronics-Daily-Plattform (https://ted.europa.eu) veröffentlicht und sind dort einsehbar.

Das neue Format ist ein wichtiger Schritt der EU-Strategie zur Prozessdigitalisierung – die sogenannte eGovernance-Strategie (https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/egovernment-action-plan). Ziel hierbei ist es, Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Durch das einheitliche Format können die Daten effizienter ausgewertet werden. Ausgehend von diesem Datensatz sollen so fundierte und datengetriebene Entscheidungen in der Politik über Ausgaben getroffen werden können. Gleichzeitig soll der Vergabeprozess transparenter werden.

Bereits seit November 2022 können eForms auf freiwilliger Basis genutzt werden. Bis 24. Oktober 2023 ist noch eine Veröffentlichung mit dem alten Formularsatz möglich. Ab dem 25. Oktober ist dann das neue eForms-Format verpflichtend für alle EU-weiten Bekanntmachungen von Vergabeverfahren. Die Basis für diese Umstellung bildet die Durchsetzungsverordnung (EU) 2019/1780 (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/de/TXT/?uri=CELEX%3A32019R1780).

Dieser Stichtag gilt für alle Vergaben, deren Auftragswert den Schwellenwert erreicht oder übersteigt. Auf nationaler Ebene soll der Standard ebenfalls Verwendung finden. Allerdings können die einzelnen Mitgliedsstaaten hier individuelle Anpassungen vornehmen, je nach geltenden Gesetzen. Alles zum deutschen eForms-DE-Format können Sie in unserem kommenden Blogbeitrag lesen.

Zunächst betreffen die Änderungen nur EU-weite Bekanntmachungen. Nach dem Stichtag können auf dem Tender Electronics Daily (TED) nur noch Bekanntmachungen im eForms-Format veröffentlicht werden. Vergabeverfahren, bei denen eine Bekanntmachung bis zum 24. Oktober veröffentlicht würde, die aber bis zum 25. Oktober nicht beendet sind, dürfen noch mit dem alten Formularsatz durchgeführt werden. Die Veröffentlichung auf anderen Vergabeplattformen ist auch nach der Umstellung auf eForms möglich.

Was den konkreten Prozess betrifft, haben sich die Angaben für EU-weite Verfahren geändert. Korrekte und vollstände Bekanntmachungen im eForms-Format können Sie natürlich mit unserem AI VERGABEMANAGER veröffentlichen.

Die eForms-Umstellung beschäftigt uns bei der Administration Intelligence AG (AI AG) schon lange, damit wir unseren Kunden den Wechsel so angenehm wie möglich gestalten können. Mit dem Erscheinen der Version 9.4 des AI VERGABEMANAGERS unterstützen wir das eForms-Format. Wenn Sie ein EU-weites Verfahren veröffentlichen möchten, wird die Bekanntmachung an TED gemäß den Vorgaben versendet.

Auch am Ablauf ändert sich nichts. Die Daten werden wie gewohnt in den Workflowschritten erfasst. Allerdings sind die neuen Formulare umfangreicher als die alten EU-Vorlagen, weshalb die Eingabefelder komplexer sind als vorher. Unser AI VERGABEMANAGER führt Sie also wie gewohnt sicher durch den Vergabeprozess.

Neben dem eForms-Standard für EU-weite Vergaben wird es nationale Versionen von eForms geben. In Deutschland ist es das Format eForms-DE. Über den aktuellen Stand und Neuigkeiten des deutschen Standards berichten wir regelmäßig in unserer Beitragsreihe zu eForms-DE.

Und ebenso informieren wir Sie über alle Veränderungen im Bereich eForms-EU und dem Standard allgemein. Somit sind Sie mit uns stets auf dem neusten Stand.

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