Endlich der passende Shop – das Modul AI EINKAUFSMANAGER

Beim Modul AI EINKAUFSMANAGER handelt es sich um eine Multilieferantenkataloglösung. Hinter diesem Wort verstecken sich frei konfigurierbare Einkaufsprozesse, Katalogmanagement sowie eine einfache Einbindung externer Shops in der Form von Punch-Out-Katalogen.

Die Oberfläche sowie die generelle Funktionsweise des Moduls AI EINKAUFSMANAGER entsprechen einem klassischen Online-Shop. Waren oder Dienstleistungen werden in einen Warenkorb gelegt, der am Ende gekauft wird. Dieser grundlegend einfache Workflow lässt sich nun für jede Anforderung konfigurieren und umstellen. Beispielsweise können Genehmigungsprozesse für Warenkörbe hinterlegt werden. Diese können nach Wunsch mit Wertgrenzen versehen werden, sodass Genehmigungen erst ab einem bestimmten Einkaufswert notwendig werden.

Weiterhin können Produkte, die sich nicht in einem hinterlegten Katalog befinden, per Freitextanfrage bei einem Einkäufer angefragt werden. Über die Wertgrenze wird nun entschieden, ob der Einkäufer die gewünschte Ware oder Dienstleistung direkt einkaufen und zur Verfügung stellen kann oder ob eine Ausschreibung dafür angelegt wird. Liegt der Wert über der Grenze, kann dies direkt im verknüpften Modul AI VERGABEMANAGER durchgeführt werden. Medienbruchfrei werden alle Daten für die Vergabe bereits vorbelegt. Nach dem Zuschlag werden Waren oder Dienstleistungen bestellt und dem ursprünglichen Bedarfsträger zur Verfügung gestellt.

Des Weiteren kann der Bestellprozess auf mehrere Rollen aufgeteilt werden. Der Warenkorb kann somit von einer definierten Rolle befüllt werden, der fertige Warenkorb von einer anderen Rolle bearbeitet und geprüft werden, bevor er an die genehmigende Rolle übertragen wird. Denn neben dem Einkaufsprozess können auch die Rollen und deren Berechtigungen frei definiert werden.

Diese Anpassungen und Konfigurationen sind nicht statisch. Ändern sich Prozesse oder Rollenvorstellungen, kann das Modul AI EINKAUFSMANAGER den neuen Ansprüchen entsprechend angepasst werden, sodass jeder Workflow zielgerichtet gehalten wird. Frei nach dem Motto „Was gebraucht wird, bleibt erhalten, was nicht, fliegt raus.“.

Das Herz des Einkaufsprozesses bilden die hinterlegten Kataloge. Dank Schnittstellen können alle gängigen Katalogformate problemlos in die Anwendung integriert werden. Kataloge, die nach Vergaben zur Verfügung gestellt werden, können direkt in das Modul AI EINKAUFSMANAGER eingefügt werden. Auch die Einbindung von Punch-Out-Katalogen ist eine Option. Hierbei handelt es sich um eine besondere Form von Katalog. Ein Online-Shop stellt ausgewählte Produktdaten bereit, die im Modul AI EINKAUFSMANAGER normal angezeigt werden. Diese Produkte können auf die übliche Weise bestellt werden. Der Bestellprozess läuft somit wie gewohnt im Modul ab, aber tatsächlich wird direkt aus dem Online-Shop bestellt. Die Abwicklung funktioniert somit, wie eine direkte Bestellung im Online-Shop, allerdings nahtlos in die Beschaffungssoftware integriert und ohne zusätzliche Logins. Produktdaten und Preise können so für Lieferanten einfacher aktuell gehalten werden, da nicht ein kompletter Katalog aktualisiert werden muss, sondern nur spezifische Produkte.

Mit dem Auslaufen bestehender Kataloge können direkt weitere Prozesse angestoßen werden. Durch die Vernetzung verschiedener Module im AI BESCHAFFUNGSPORTAL kann direkt eine neue Bedarfserhebung im Modul AI BEDARFSMANAGER gestartet werden oder eine erneute Ausschreibung für eine Rahmenvereinbarung im Modul AI VERGABEMANAGER begonnen werden.

Zusätzlich werden in allen verschiedenen Stadien der Beschaffung relevante Daten gesammelt. Diese können im Modul AI REPORTINGPORTAL ausgewertet und visualisiert werden. Somit können die Daten des Einkaufs direkt als Basis für die nächste Beschaffung genutzt werden.

Bei weiteren Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen (vertrieb@ai-ag.de).