Über die wichtigen Änderungen des Vergabebeschleunigungsgesetzes haben wir bereits in einem eigenen Blogbeitrag (Das Vergabebeschleunigungsgesetz einfach erklärt) berichtet. Nun möchten wir kurz vorstellen, wie diese Änderungen in unsere Software eingeflossen sind, beginnend mit der Anpassung des 4-Augen-Prinzips. Das Vergabebeschleunigungsgesetz wurde sowohl für die Bestandslösung AI VERGABEMANAGER Classic als auch unseren Nachfolger, das Modul AI VERGABEMANAGER im AI BESCHAFFUNGSPORTAL, umgesetzt. In diesem Beitrag zeigen wir die Anpassungen anhand des Moduls. Die Umsetzung im AI VERGABEMANAGER Classic haben wir in einem Webinar vorgestellt. Die Aufzeichnung können Sie sich hier ansehen.

Freie Konfiguration des 4-Augen-Prinzips

Mit Einführung des Gesetzes ist das 4-Augen-Prinzip in elektronischen Vergabesystemen nun optional und Behörden können selbst entscheiden, wann eine zweite Person die Öffnung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten bestätigen soll. Im Modul wird das Verhalten des 4-Augen-Prinzips auf Ebene der Organisationseinheit in einem neuen Reiter der Stammdaten festgelegt. Hier wird die jeweilige Einstellung für Teilnahmeantrags- und Angebotsöffnung sowohl in der Oberschwelle als auch Unterschwelle erfasst. Um zu verhindern, dass Nutzende eine Angebotsöffnung unter Verzicht auf das 4-Augen-Prinzips versehentlich auslösen, wurde ein Hinweis und eine zusätzliche Abfrage eingefügt. Weiterhin kann im nächsten Schritt – der Niederschrift über die Angebotsöffnung – optional eine zweite Person für die Öffnung eingetragen werden, die in der Vergabeakte dokumentiert wird. Eine Abfrage der Nutzerdaten findet in diesem Fall nicht statt. Mit den erweiterten Einstellungen zum 4-Augen-Prinzip kann dessen Handhabung einfach gepflegt werden, gleichzeitig behalten Nutzende die Dokumentationsmöglichkeiten für die Öffnung von Teilnahmeanträgen und Angeboten.

Bild: Konfiguration 4-Augen-Prinzip

Schnelle Vergabe per Direktauftrag

Bei der neuen Verfahrensart „Direktauftrag“ handelt es sich auf dem Papier um ein einstufiges Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb und ohne Veröffentlichung einer Bekanntmachung. Der Direktauftrag wird als eigener neuer Vorgang im Modul AI VERGABEMANAGER angelegt. Anders als in herkömmlichen Verfahren werden hier direkt Auftragsart und Rechtsrahmen erfasst. Nach Eingabe der Verfahrensdaten kann eine Anlage zur Begründung des Direktauftrags abgelegt werden, beispielsweise eine Datei mit relevanten Preisvergleichen. Auf diese Weise wird die Grundlage für den Direktauftrag dokumentiert und abgesichert.

Die weiteren Schritte laufen wie gewohnt mit leichten Anpassungen ab. Nach dem Erfassen der Leistung(en) wird eine auf den Direktauftrag angepasste Terminplanung vorgeschlagen. Für die zukünftigen Bieter kann ein Angebotsschreiben entweder direkt in der Anwendung erstellt werden, was Teil der Vergabeunterlagen wird, oder einfach im Schritt „Zusammenstellen der Vergabeunterlagen“ hochgeladen werden. Anschließend werden noch die Teilnehmer ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden und direkt im Anschluss wird die Aufforderung an die ausgewählten Unternehmen versendet.

Nach dem Ende der Angebotsfrist und der Angebotsöffnung werden die Wertung und die Zuschlagserfassung in einem Workflow-Schritt durchgeführt. Abschließend wird noch der Bestellschein an den erfolgreichen Bietenden im System erstellt und versendet. Damit ist der Direktauftrag abgeschlossen. 

Bilder: Auftragsart und Rechtsrahmen direkt erfassen, Begründung als Anlage ablegen.

Bild: Unternehmen für die Angebotsabgabe gezielt auswählen.

Bild: Aufforderung direkt im Anschluss an die Auswahl versenden.

Bild: Wertung und Zuschlag in einem Workflow-Schritt, automatisch über den Preis.

Übersichtsgrafik: Der Direktauftrag im Modul AI VERGABEMANAGER in zehn Schritten.

Für die Umsetzung des Direktauftrags in unserem AI BESCHAFFUNGSPORTAL haben wir die Workflow-Schritte auf das rechtlich Notwendige reduziert, um unseren Kunden einen schlanken Prozess zur Verfügung zu stellen, der dem Kerngedanken des Vergabebeschleunigungsgesetzes gerecht wird. 

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zur Umsetzung des Vergabebeschleunigungsgesetzes in unserer Software haben oder eine kostenlose Software-Präsentation wünschen. Wir halten Sie weiterhin auf dem Laufenden über Anpassungen im Vergaberecht sowie die dadurch entstehenden Änderungen oder Neuerungen in unserer Software.