Der Leitgedanke unseres AI BESCHAFFUNGSPORTALS ist es, allen Modulen eine zukunftsfähige Softwarebasis zu bieten. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Anwendungen ist deshalb ein zentrales Anliegen. Mit dem Modul AI VERGABEMANAGER (Modul VM) besteht bereits eine benutzerfreundliche Lösung zur digitalen Abwicklung aller Vergabeverfahren. Dennoch arbeiten wir weiter an Verbesserungen; sei es durch Feedback unserer Anwender*innen oder von unseren eigenen Teams. Nachfolgend stellen wir drei Weiterentwicklungen vor, die seit dem Release des Moduls implementiert wurden, beginnend mit dem neuen Formular-Handling.

Schneller zum fertigen Formularsatz

Mit der Einführung des VHB-Formularsatzes im Modul VM haben wir auch die Art und Weise, wie Formulare befüllt und Teil der Vergabeunterlagen werden, überarbeitet. Bei einem Formularsatz mit mehreren Optionen, welche einzelnen Formulare Teil der Vergabeunterlagen werden sollen, wird nun zunächst ein Auswahlschritt aufgerufen. Hier werden die gewünschten Formulare ausgewählt. Soweit möglich, werden alle Angaben bereits in die entsprechenden Formulare übernommen. Sind weitere Angaben für einzelne Formulare notwendig, werden diese in eigenen Workflow-Schritten durch Eingabemasken abgefragt. Falls gewünscht, können die Formulare in diesen Schritten auch als PDF heruntergeladen werden. Dies ist selbstverständlich auch im Schritt der Vergabeunterlagen möglich. 

Das Befüllen von Formularen und Zusammenstellen der Vergabeunterlagen wird dadurch deutlich effizienter und komplett medienbruchfrei gestaltet. Alle Formulare sind anschließend im Workflow-Schritt „Zusammenstellen der Vergabeunterlagen“ abgelegt, der nächste Schritt, der eine Überarbeitung erlebt hat.

Bilder: Formularhandling im Modul AI VERGABEMANAGER

Unterlagen souverän verwalten

Die Verbesserung der Barrierefreiheit war ein zentrales Anliegen bei der Überarbeitung dieses Workflow-Schritts. Das Ziel war es, Untermenüs zu eliminieren und alle Funktionen auf einer Ebene verfügbar zu machen, damit auch Nutzende, die mit Screenreader und Tastatur arbeiten, die Vergabeunterlagen so effizient bedienen können wie mit der Maus. Unterlagen verschieben, Dateien umbenennen, Abschnitte einfügen und vieles mehr wurden nun als eigene Funktionen mit Icons auf die oberste Ebene verschoben. Des Weiteren wurde die Versionierung für die Vergabeunterlagen erweitert. Das Anlegen und die Pflege unterschiedlicher Versionen sind nun intuitiver gestaltet. Bei der Veröffentlichung wird einfach die gewünschte Version ausgewählt. Gleichzeitig wird geprüft, ob die gewählte Version nicht bereits veröffentlicht wurde, um Flüchtigkeitsfehler bei der Versionsauswahl zu vermeiden.

Bilder: Neue Vergabeunterlagen Modul AI VERGABEMANAGER

Unser Bieterwerkzeug ist stets automatisch Teil der Vergabeunterlagen. Mit dieser leichten, browserbasierten Anwendung können Bietende einfach ihre Angebotsdaten, inkl. dem Befüllen des Wertungsschemas, erfassen und mit ihrem Angebot abgeben. Bei der Angebotsöffnung werden Bieterwerkzeug-Dateien automatisch erkannt, die Daten ausgelesen und direkt eingetragen – komplett medienbruchfrei. 

Übersicht und Transparenz für eForms

Die Überarbeitung der eForms-Formulare wurde von einem Kunden angeregt. Nach der internen Prüfung und Ausarbeitung der Änderungen wurde ein neu strukturierter Workflow-Schritt ausgerollt. Anstelle eines langen Formulars sind eForms-Bekanntmachungen nun in standardisierte Kategorien wie „Organisation“, „Verfahren“ und „Lose“ unterteilt. Wie bisher werden alle Bereiche so weit wie möglich mit Angaben befüllt. Fehlende Angaben werden nun pro Bereich gelistet. Hier steht weiterhin das Springen zwischen Pflichtfeldern zur Verfügung, um schnell zu den fehlenden Eingabefeldern zu gelangen. Lose werden auch nicht länger hintereinander abgebildet, sondern eine Auswahl seitlich im Losbereich erlaubt den schnellen Wechsel zwischen angelegten Losen. Auf diese Weise bleiben auch Verfahren mit hohen Loszahlen stets übersichtlich. Weiterhin sind bestimmte Bereiche, beispielsweise die Auswahl von Ausschlussgründen, der eForms modular gestaltet. Eingabefelder erscheinen erst, wenn sie auch gebraucht werden, da entsprechende Bedingungen erfüllt sind oder eine Auswahl getroffen wurde, die weitere Eingaben erfordert. Dies hält die Bekanntmachung schlank und reduziert die Ansicht auf das Wesentliche.

Bilder: Neue eForms im Modul AI VERGABEMANAGER

Wir arbeiten stets daran, die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und das Design unserer Anwendungen zu verbessern und die hier vorgestellten Funktionen sind nur ein kleiner Ausschnitt ständig vorgenommener Erweiterungen und Performance-Verbesserungen. Wir freuen uns, wenn Kunden Feedback zu bestehenden Funktionen haben und damit auf uns zu kommen. Wenn auch Sie Vorschläge zur Verbesserung unserer Softwarelösungen haben oder gerne eine Präsentation der neuen Funktionen sehen möchten, melden Sie sich, wie immer, gerne bei uns.