Woran viele KI-Projekte scheitern und wie das verhindert werden kann, haben wir in unserem letzten Blogbeitrag beleuchtet: „Erfolg oder Fehlinvestition: Was über Ihr KI-Projekt entscheidet“. Einer der zentralen Aspekte ist die Integration von KI anhand etablierter Workflows. Das AI BESCHAFFUNGSPORTAL unterstützt innerhalb seiner Workflows bereits die einfache und nahtlose Übergabe von Vorgängen zur Kollaboration; sei es zur Genehmigung, zur Übergabe in einen geteilten Aufgabenpool oder der gezielten Weitergabe an eine andere Person. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen nun zeigen, wie die AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN in diesen Workflows mit Ihnen zusammenarbeiten und Prozesse beschleunigen, ohne dass die menschliche Kontrolle verloren geht.

Spezialisiert statt generalistisch: die richtigen Agenten für jede Aufgabe

Anstatt eines breit aufgestellten KI-Bots für alles setzen wir, wie im beruflichen Alltag auch, auf Experten. Für jede Aufgabe und jeden Bereich der Beschaffung stehen hierfür zugeschnittene Assistenten zur Verfügung. Dies erhöht die Qualität der Antworten bzw. der ausgeführten Aufgaben deutlich. 

Bei der Wahl des zugrundliegenden Modells für die KI-Agenten besteht völlige Freiheit. Egal ob sie Cloud-basierte Modelle, wie Gemini oder Claude, oder eine lokale Variante, wie Mistral oder auch ein komplett eigenes Modell, nutzen wollen. Diese Basis kann zusätzlich durch eigene Daten erweitert werden, um so bestehendes Wissen rund um die Beschaffung nutzbar zu machen und so die Ergebnisse noch genauer auf die eigenen Ansprüche auszurichten. Im Gegensatz zu einem Chatbot, der Antworten auf Fragen gibt, kann ein KI-Agent Aktionen ausführen. Er kann, je nach Freigaben, auf Dateien zugreifen, Programme nutzen und so das gewünschte Ergebnis liefern. Mehr Informationen, wie Agenten handeln können und wie dies technisch möglich gemacht werden kann, finden Sie in unserem Beitrag „KI mit Tools und Teamwork: Was hinter dem MCP-Standard steckt“. Die Integration in das AI BESCHAFFUNGSPORTAL ist dann so einfach wie das Zusammenstellen unserer Module. Die KI-Agenten werden in einem eigenen Hub im AI BESCHAFFUNGSPORTAL verwaltet und stehen für die vorher festlegten Aufgaben zur Verfügung.

Sind einmal die Art der Integration und die entsprechenden Workflow-Schritte definiert, läuft die Zusammenarbeit mit den AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN wie mit anderen Mitarbeitenden/Abteilungen ab. Beispielsweise wird eine Vergabe von einem Mitarbeiter der Vergabestelle angelegt und bearbeitet. Sobald es um das Zusammenstellen der Vergabeunterlagen geht, wird der Vorgang an den dafür spezialisierten Agenten der AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN übergeben. Dieser prüft nun genau die Anforderungen des vorliegenden Verfahrens basierend auf dem Rechtsrahmen und der Verfahrensart sowie den konkreten Vergabedaten. Des Weiteren hat der Agent Zugriff auf behördenweite Standardvorlagen für Dokumente oder auch bestehende Verfahrensdaten. Auf dieser Basis erstellt er nun die Vergabeunterlagen und nach Beendigung der Aufgabe erhält der zuständige Nutzende die Meldung über den Abschluss. Dieser kontrolliert nun die Vergabeunterlagen und fordert ggf. Nachbesserungen an oder fährt im Verfahren fort. Ein KI-Agent kann dabei keine verfahrensrelevanten Schritte allein abschließen oder vorantreiben. Das heißt, er kann nicht ohne menschliche Kontrolle Bieterfragen beantworten, Zuschläge erteilen etc. Diese Schritte können jedoch alle vorbereitet werden, sodass die Bearbeitungszeit deutlich sinkt.

Mehr Perspektiven für bessere Ergebnisse

Wie der Multi-Agenten-Ansatz in der Praxis wirkt, zeigt das Beispiel der Bieterfragen. Ein hohes Volumen an Bieterfragen bedeutet viel Arbeit. Zur Beantwortung der Fragen müssen Unterlagen und spezifische Gesetze geprüft werden. Gleichzeitig bedarf jede Antwort besonderer Sorgfalt, da sonst Potenzial für Rügen und Nachprüfverfahren besteht und die Beschaffung hinauszögern oder komplett kippen könnte. Nach Eingang der Bieterfrage wird diese an die verschiedenen, spezialisierten Assistenten aufgeteilt. Der Dokumenten-Assistent kennt die Unterlagen im Detail. Er prüft alle veröffentlichten Dokumente und sucht die für die Frage relevanten Passagen heraus und stellt diese zur Verfügung. Der juristische Agent nutzt das breite Wissen aller Gesetzesgrundlagen sowie der aktuellen Rechtsprechung und stellt seine Einschätzung der Frage bereit. Der strategische Agent konsolidiert diese Antworten und achtet dabei besonders auf das mögliche Risiko von Rügen oder Nachprüfverfahren in der Beantwortung der Frage. Dieses Ergebnis, zusammengesetzt aus drei Expertenperspektiven und genau zugeschnitten auf die eingegangene Frage zum vorliegenden Verfahren, wird nun dem Nutzenden vorgelegt. Die strukturierte Rückmeldung erlaubt ein einfaches Nachvollziehen des Ergebnisses, da stets Quellen angegeben werden, egal ob es sich dabei um Gesetzestexte oder die eigenen Vergabeunterlagen handelt. Der Nutzende prüft die Antwort und lässt entweder von einzelnen Agenten noch weitere Nachforschungen oder Nachbesserungen anstellen oder gibt die Antwort frei. Werden besonders kritische Fälle bei der Analyse erkannt, werden diese direkt markiert und für die menschliche Prüfung priorisiert, da stets die gesamte Bieterkommunikation überwacht wird.

Egal ob Sie eine kurze Zusammenfassung zum Stand des Verfahrens sowie eine Übersicht über noch offene Verfahrensschritte brauchen oder eine strukturierte und nachverfolgbare Antwort auf sehr spezifische Bieterfragen, unsere AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN kommen immer dort zum Einsatz, wo sie gebraucht werden. Ihr Einsatz ist stets DSGVO-konform und in der Vergabeakte protokolliert für volle Transparenz.

Kontaktieren Sie uns gerne für eine Demo der AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN und in einem gemeinsamen Projekt analysieren wir, wo und wie sie am besten in Ihrer Vergabestelle zum Einsatz kommen können.