Im ersten Blogbeitrag unserer neuen Reihe haben wir unsere grundlegenden Ideen zu einer gelungenen KI-Integration dargestellt. Nun betrachten wir konkrete Funktionen und wie ein passendes Maß an KI gefunden werden kann. Konkret betrachten wir die allgemeine Unterstützungs- und Chatfunktion sowie das Befüllen eines Leistungsverzeichnisses.

Eine KI auf solider Basis

Der Vorteil der AI BESCHAFFUNGSASSISTENTEN im AI BESCHAFFUNGSPORTAL liegt am Kontext. Während die großen, universalen Chatbots stets einen umfangreichen Kontext im Prompt benötigen, um genaue Ergebnisse zu liefern, ist dies bei unserer KI-Integration direkt gegeben. Sowohl der aktuelle Verfahrenskontext als auch die übergeordnete Vergabestelle sind bereits bekannt und fließen in die Generierung von Antworten ein. Weiterhin kann eine eigene Datenbasis für das Modell bereitgestellt werden, um noch präzisere Ergebnisse zu erhalten.

Stellt man also unserem Chatbot Fragen, beispielsweise zum Vergaberecht, können diese direkt auf den konkreten Fall angewendet werden. Ferner können die Antworten auf Wunsch und nach Freigabe durch den Menschen auch direkt in das Verfahren übernommen werden. Dies ist nicht nur beschränkt auf spezialisierte Fragen. Der Chatbot kann Nutzende Schritt für Schritt durch komplette Verfahren führen und Eingaben auf Wunsch ausführen. Hierdurch ergibt sich auch ein großer Lerneffekt, da die Software zu jedem Zeitpunkt befragt werden kann. Wird beispielsweise zum ersten Mal ein dynamisches Beschaffungssystem angelegt, unterstützt der Chatbot nicht nur beim Ausfüllen, sondern er kann Fragen zum Vorgang an sich, zur Verfahrensform oder zur Rechtsgrundlage, die während der Bearbeitungen aufkommen können, interaktiv beantworten. Denn der Chatbot greift sowohl auf die allgemeinen Grundlagen rund um das dynamische Beschaffungssystem als auch das Nutzerhandbuch für die konkrete Anwendung in der Software zu. Auf diese Weise können neue Nutzende Schritt für Schritt mit Unterstützung an neue Workflow-Schritte herangeführt werden.

Aufgabenteilung zwischen Mensch und KI

Neben der eben beschriebenen Schritt-für-Schritt-Variante, bei der Nutzende durch den Workflow geführt werden können, gibt es auch die Möglichkeit, Arbeitsschritte an die KI abzugeben und anschließend das Ergebnis zu prüfen und freizugeben oder Nachbesserung anzufordern. Als Beispiel betrachten wir hier das Befüllen eines Leistungsverzeichnisses. Die KI kennt bereits den Ausschreibungskontext und weiß, welche Leistung ausgeschrieben werden soll. Die fehlenden Angaben liefert der Nutzende und übergibt den Schritt nun an den dedizierten KI-Agenten für Leistungsverzeichnisse. 

KI-Agenten sind spezialisierte Instanzen einer KI für einen eng abgesteckten Bereich an Aufgaben. Durch den starken fachlichen Fokus erbringen sie deutlich bessere Ergebnisse als ein universales Modell, das mit der gleichen Aufgabe beauftragt würde. Mehr zum Thema KI-Agenten finden Sie auch in unserem Beitrag "Was KI in der Beschaffung leisten kann (und was nicht)".

Der AI BESCHAFFUNGSASSISTENT für Leistungsverzeichnisse übernimmt das Befüllen der einzelnen Positionen. Anders als beim Chatbot wird hier natürlich nicht für jedes Feld bzw. jede Eingabe nachgefragt, stattdessen prüft der Nutzende im Anschluss das Gesamtergebnis. Auch eine Zusammenarbeit ist möglich. Der Nutzende kann die ersten Positionen befüllen und dann den Agenten auffordern, den Rest nach gleichem Vorbild zu erstellen. Aber auch das Übernehmen und Strukturieren von externen Daten sind möglich: Konkret kann ein Leistungsverzeichnis beispielsweise als Excel-Datei vorliegen. Diese Datei kann der Nutzende nun beim Assistenten hochladen und dieser erstellt daraus ein strukturiertes LV direkt in der Anwendung. Diese Einbindung von Agenten für verschiedene, spezialisierte Aufgaben ist für verschiedene Bereiche vorgesehen, wie beispielsweise das Zusammenstellen von Vergabeunterlagen, die Angebotswertung, das Beantworten von Bieterfragen u. v. m. 

Welche Szenarien für KI-Nutzung können Sie sich vorstellen? Oder würde Sie momentan lieber im Alltag darauf verzichten? Wir freuen uns stets, Gedanken zu diesem Thema zu hören. Wie immer, kommen Sie bei Fragen und Anregungen gerne auf uns zu.